Was ist Ad-hoc-Reporting? Beispiele, Kosten und so fängst du an

Dienstagmorgen. Der Geschäftsführer kommt an deinem Schreibtisch vorbei und fragt: „Kurze Frage, welche fünf Kunden haben in den letzten 60 Tagen nichts mehr bestellt?“ Die Namen liegen irgendwo zwischen HubSpot, einem lexoffice-Export und der Vertriebsliste, die dein Assistent auf seinem Laptop pflegt. Ad-hoc-Reporting ist der Name für den Bericht, der diese Frage beantwortet, bevor der Kaffee kalt wird - frisch aus den Systemen gezogen, in denen die Zahlen wirklich liegen. Dieser Beitrag erklärt, was Ad-hoc-Reporting ist, wie es heute gemacht wird, was es kostet und wie ein europäischer KI-Mitarbeiter wie Superkind den Report direkt aus Teams schreibt.

Was ist Ad-hoc-Reporting?

Ad-hoc-Reporting ist ein einmaliger Bericht als Antwort auf eine konkrete, nicht geplante Frage, der seine Zahlen aus den operativen Systemen zieht, in denen die Daten wirklich liegen. Gartner nutzt „ad hoc“ für Auswertungen, die eine einzelne, spezifische Frage beantworten¹; IBM beschreibt Ad-hoc-Reporting als Berichte, die bei Bedarf erzeugt werden, oft von Fachanwendern statt von Analysten². Das Wort ist Latein für „für dies“ - gebaut für diese Frage, diese Entscheidung, diese Besprechung.

So funktioniert Ad-hoc-Reporting

Jeder Ad-hoc-Report läuft durch dieselben vier Teile, egal ob eine Controllerin ihn von Hand schreibt oder ein KI-Mitarbeiter ihn erstellt.

1. Die Frage - jemand formuliert in klaren Worten, was er braucht, mit Umfang und Zeitfenster: „Welche fünf Kunden haben letzten Monat zu spät gezahlt?“, „Wie hoch ist der Deckungsbeitrag pro Projekt in der Region Westfalen in Q3?“
2. Die Quelle - die Daten müssen aus den Systemen kommen, in denen sie wirklich liegen: Forderungen in DATEV oder lexoffice, offene Posten in SAP Business One, Deal-Historie in HubSpot, Projektstunden in Excel, Lager im Warenwirtschaftssystem. Viele Fragen brauchen zwei oder drei davon gleichzeitig.
3. Das Sammeln - die Zahlen werden gezogen, nach Kunde, Projekt oder Kostenstelle verknüpft, und die richtige Definition angewendet (dein „Deckungsbeitrag“ schließt vielleicht Intercompany aus, dein „zu spät“ heißt vielleicht 14 Tage über Fälligkeit).
4. Der Bericht und die Übergabe - das Ergebnis wird mit Zahl, kurzer Einordnung und oft einer Grafik aufgeschrieben und an den Fragenden zurückgegeben, in dem Kanal, in dem er lebt (E-Mail, Teams, geteilter Ordner). Nichts Heikles geht ohne Freigabe raus.

Die harte Stelle liegt fast immer zwischen Schritt 2 und 3: die Systeme zu verbinden, Identifikatoren zu matchen und KPI-Definitionen sauber zu halten. Genau diese Lücke schließen die meisten Ad-hoc-Tools nicht allein.

Ad-hoc-Reports mit Superkind

Superkind ist der KI-Mitarbeiter, dem du in Outlook, Microsoft Teams, Slack oder in der Superkind-Web-App schreibst wie einem Kollegen. Für Ad-hoc-Reports übernimmt er die langsame Hälfte: die Zahlen aus den Systemen zusammenziehen, in denen sie liegen, und den Bericht drumherum schreiben. Gehostet und verarbeitet in Europa, DSGVO-konform, mit 1.500+ Integrationen in DATEV, SAP Business One, lexoffice, HubSpot, Personio, SharePoint, Microsoft Excel, Google Sheets, Snowflake und BigQuery - und vor dem Versand fragt er dich nach Freigabe.

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   Du schreibst die Aufgabe

   In Outlook, Teams oder Slack beschreibst du den Bericht in klaren Worten: „Zieh mir die Deckungsbeiträge pro Region für Q3 aus DATEV und schick mir den Bericht bis zum Mittag.“ Kein Template, kein Filter-Assistent.

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   Superkind sammelt und schreibt den Entwurf

   Zieht die Zahlen über 1.500+ Integrationen aus DATEV, SAP Business One, lexoffice, HubSpot oder Excel, wendet deine KPI-Definitionen an (dein „Deckungsbeitrag“, dein „zu spät“), schreibt Zahl und kurze Einordnung und bereitet die Mail oder Chat-Nachricht vor.

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   Du gibst frei

   Superkind zeigt dir den Entwurf und fragt nach Freigabe. Du passt den Text an, bestätigst, und der Bericht geht an den, der gefragt hat, oder in den geteilten Ordner. Ein Kollege kann in Teams oder Slack freigeben.

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   Beim nächsten Mal läuft es als Routine

   „Schick mir die Deckungsbeiträge pro Region jeden Montag um 8 Uhr“ läuft weiter als Routine, und Superkind kennt deine Regeln bereits.

6 Beispiele für Ad-hoc-Reports aus echten Teams

Sechs Anfragen, die jede Woche auf Controller- und Teamleiter-Schreibtischen landen, mit dem Prompt, der jede davon in Superkind erzeugt. Jede ist eine einzige Nachricht in Outlook, Teams oder Slack.

1. Umsatzeinbruch pro Produktgruppe

Der Vertriebsleiter sieht einen Knick in den Monatszahlen und will wissen, woher er kommt. Die Antwort liegt in DATEV-Umsatzkonten, Produktcodes in SAP Business One und Lieferscheinen in Excel.

2. Kunden, die seit 60 Tagen nichts bestellt haben

Die Frage nach der stillen Abwanderung. HubSpot kennt den letzten Kontakt, lexoffice kennt die letzte Rechnung, und beides passt ohne Handarbeit nie zusammen. Vgl. KI für HubSpot für die Tool-Seite dazu.

3. Lagerreichweite nach Lieferengpass

Ein wichtiger Lieferant meldet zwei Wochen Verzug. Die Produktion muss vor dem nächsten Jour fixe wissen, welche Teile zuerst ausgehen.

4. Mahnquote pro Vertriebler

Die Klassiker-Frage zwischen Buchhaltung und Vertrieb. Die Forderungen stehen in lexoffice oder DATEV, der Vertriebler sitzt in HubSpot. Vgl. Mahnwesen für die laufende Routine dazu.

5. Marge pro Projekt letzte Woche

Eine typische Agentur- und Projekt-Frage. Stunden stehen im Zeiterfassungstool oder in Excel, Umsätze in lexoffice, direkte Kosten in DATEV.

6. Zitat eines Kunden

Der rote Faden: Jede dieser Fragen ist eine systemübergreifende Frage mit einem Freigabemoment. So sieht Ad-hoc-Reporting in einem echten Unternehmen aus - und genau deshalb bleibt ein Chatbot, der nur mit einem Datensatz spricht, bei den meisten davon unfertig.

Ad-hoc-Reporting vs. Standard-Reporting vs. Dashboard

Die drei stehen nebeneinander und werden oft verwechselt. Alle Angaben beschreiben die Form, nicht ein konkretes Produkt.

Die ehrliche Trennlinie: Ein Dashboard zeigt, was schon modelliert wurde; ein Standard-Report läuft das Template erneut; Ad-hoc-Arbeit deckt den Rest ab - genau dort landen die meisten Montagmorgen-Fragen. Vgl. die 10 besten KI-Tools für Ad-hoc-Reports 2026 für den Tool-Vergleich und KI-Tools für Controlling für die Controller-Sicht.

Was Ad-hoc-Reporting kostet und was du brauchst

Die Kosten teilen sich in zwei Teile: die Zeit der Person, die den Report heute schreibt, und die Kosten des Tools, das ihn für dich schreibt.

• Von Hand - ein systemübergreifender Ad-hoc-Report braucht meist zwischen einer und vier Stunden Controller- oder Analystenzeit, zwischen Exports, Abgleichen und Textfassung. Bei 80 EUR pro Stunde fully loaded landest du bei drei Reports pro Woche schnell bei 1.000 bis 4.000 EUR Zeitkosten pro Monat und Person, vor den Opportunitätskosten der wartenden Frage.
• Ein Dashboard-Tool mit KI (Power BI Copilot, Tableau Pulse, ThoughtSpot Spotter) - meist zwischen 14 und 50 USD pro Nutzer pro Monat auf der Basisstufe, Copilot-Funktionen oft mit zusätzlicher kostenpflichtiger Kapazität. Schnell, sobald die Daten in einem Warehouse modelliert sind; wenig Hilfe beim direkten Ziehen aus DATEV, lexoffice oder SAP.
• Superkind - kostenloser Start mit bis zu 150 EUR Credits (ohne Kreditkarte). Business ab 50 EUR pro Monat (25.000 Credits) für das ganze Unternehmen, unbegrenzte Nutzer, kein Preis pro Platz. Eine einzelne Frage zieht etwa 10 bis 50 Credits, ein vollständig zusammengetragener Bericht 50 bis 500 Credits, also deckt 100 EUR pro Monat bis zu 1.000 Aufgaben oder 5.000 Fragen (Stand: Oktober 2026). Preise zzgl. MwSt.

Was du auf der Superkind-Seite brauchst, ist wenig: Anmeldung, die Verbindung zu den Systemen, aus denen der Report zieht (Outlook, DATEV, lexoffice, SAP Business One, HubSpot, Excel, SharePoint, euer Warehouse), und die KPI-Definitionen einmal aufgeschrieben, damit Superkind sie jedes Mal anwenden kann. Das Firmenwissen baut sich als Company Brain auf und bleibt, auch wenn Leute das Unternehmen verlassen.

Datenschutz und EU-Hosting

Ad-hoc-Reports berühren Kundennamen, Rechnungsbeträge, Mitarbeiterdaten und Projektkosten. Für ein deutsches oder europäisches Team scheitern viele Anfragen genau hier: Niemand will, dass eine „kurze Frage“ auf einem US-Server ohne AVV landet. Der praktische Standard ist ein unterschriebener Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Rechtsgrundlage nach Art. 6, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 und KI-Kompetenz-Schulungen nach Art. 4 EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689)⁷⁸.

Sicher ab Werk

Deine Daten bleiben in Europa, unter einem AVV, ohne Training mit deinen Daten.

• In Europa gehostet und verarbeitet
• DSGVO-konform
• Ausgerichtet am EU AI Act
• Kein Training mit deinen Daten
• AVV über das Trust Center

Für einen Ad-hoc-Report, der säumige Zahler nach Kunden auflistet oder Margen nach Projekt vergleicht, heißt das: Die Namen bleiben in der EU, das Modell lernt sie nicht, und der AVV deckt die ganze Kette von Outlook bis DATEV ab. Vgl. den Vergleich Controlling-Tools, wie andere Tools damit umgehen.

So fängst du an

Ein kurzer, konkreter Weg. Nimm einen echten Ad-hoc-Report, der diese Woche auf deinem Schreibtisch gelandet ist.

Von der ersten Aufgabe zur eigenen App

Mit Superkind bleiben die Daten von der ersten Ad-hoc-Frage bis zur eigenen Reporting-App in Europa. Vier Stufen, am Beispiel der Marge oben.

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   In Minuten startklar

   Kostenlos anmelden, Superkind in Teams nach der Q3-Marge pro Region fragen und zusehen, wie der Bericht bis zum Mittag ankommt, gezogen aus DATEV und HubSpot.

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   Aus Aufgaben werden Abläufe

   Die gleiche Frage kommt jeden Montag wieder. „Schick mir die Deckungsbeiträge pro Region jeden Montag um 8 Uhr“ läuft weiter als Routine, und Superkind fragt vor dem Versand nach Freigabe.

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   Lernt ab Tag 1 mit

   Jede Aufgabe fließt ins Company Brain: KPI-Definitionen, Kostenstellen, Segment-Zuordnungen, wer welchen Report sehen soll. Dieses Wissen geht nie verloren, auch wenn Leute das Unternehmen verlassen.

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   Eigene Reporting-App, ohne neu anzufangen

   Wenn es komplexer wird, baust du eigene Lösungen und eine eigene App auf der Superkind-Plattform mit 1.500+ Integrationen: deine Super App. Selbst gebaut oder mit uns. Alles gehört euch.

Fazit

Ad-hoc-Reporting ist die Arbeit, die nie auf ein Dashboard passt: die konkrete Frage, heute gestellt, die Zahlen aus DATEV, lexoffice, SAP, HubSpot und der Excel-Datei zusammen braucht. Die Dashboard-Tools beantworten die eine Hälfte, sobald die Daten modelliert sind. Superkind beantwortet die andere: Du fragst in Outlook, Teams oder Slack, es sammelt über 1.500+ Integrationen, schreibt den Bericht und fragt vor dem Versand nach Freigabe - alles gehostet in Europa. Nimm einen Ad-hoc-Report, der diese Woche auf deinem Schreibtisch landete, schick ihn als erste Aufgabe (kostenlos) und lass die Version der nächsten Woche als Routine laufen.

Häufig gestellte Fragen

Henri Jung

Mitgründer von Superkind, dem KI-Mitarbeiter, dem Teams in Outlook, Teams und Slack schreiben. Henri hilft Unternehmen, vom kleinen Team bis zum Mittelstand, ihre Routinearbeit an KI abzugeben - ohne neue Tools, Berater oder eigenes KI-Team.