Stell deinen KI-Sachbearbeiter ein.
Legt Vorgänge an und schließt sie ab, überträgt Daten zwischen euren Systemen, prüft Anträge und fasst nach, was fehlt. Rund 70 Prozent der Standardvorgänge laufen dann ohne manuelle Datenerfassung durch. Die erste Vorgangsart ist nach zwei Wochen produktiv. Euer Team behält das letzte Wort.
Mit einem Experten sprechenWas macht dein KI-Sachbearbeiter an einem normalen Arbeitstag?
Eingang der Nacht
Holt alles ab, was über Nacht kam: Outlook-Postfach, Kundenportal, Scan-Ordner und ERP-Warteschlange. Für jeden Fall legt er einen Vorgang an.
Vollständigkeitsprüfung
Prüft jedes Formular und jeden Antrag gegen eure Checkliste: Felder, Anlagen, Unterschriften, plausible Zahlen.
Übertrag in die Systeme
Trägt die Daten in ERP, CRM und Fachverfahren ein, damit derselbe Datensatz nicht dreimal getippt werden muss.
Rückfragen
Schreibt die Nachforderungen, verfolgt, wer geantwortet hat, und setzt für alle anderen eine Erinnerung.
Statuspflege
Setzt jeden Vorgang auf den richtigen Status, schließt ab, was fertig ist, und eskaliert, was zu lange wartet.
Übergabe-Zusammenfassung
Postet eine kurze Übersicht in Microsoft Teams: abgeschlossene Vorgänge, offene Vorgänge, Wartende und was morgen eine Entscheidung braucht.
Was läuft automatisch durch, und was bleibt bei eurem Team?
Jeder Vorgang kommt an dem Tag voran, an dem er eingeht
- Vorgänge werden bei Eingang angelegt, klassifiziert und geprüft
- Derselbe Datensatz wird einmal erfasst statt in drei Systemen
- Nichts bleibt liegen, weil sich niemand daran erinnert
Dieselbe Woche in der Sachbearbeitung, mit und ohne KI-Mitarbeiter.
Heute
- Dieselben Kundendaten werden in drei verschiedene Systeme getippt
- Unvollständige Anträge liegen auf Stapel, bis jemand Zeit findet
- Niemand kann sagen, wo ein Vorgang steht, ohne einen Kollegen zu fragen
- Rückfragen werden vergessen und Vorgänge altern still vor sich hin
- Volumenspitzen bedeuten Überstunden, weil die Routine nicht warten kann
Mit deinem KI-Sachbearbeiter
- Daten werden einmal erfasst und landen in jedem System korrekt
- Jeder Vorgang wird bei Eingang auf Vollständigkeit geprüft
- Die Status sind aktuell, eine Statusfrage kostet einen Blick
- Rückfragen gehen fristgerecht raus, Antworten werden automatisch aufgenommen
- Volumenspitzen werden aufgefangen, ohne eine einzige Überstunde
Dein KI-Sachbearbeiter wird mit eurem Firmenwissen gebaut: eure Vorgangsarten, eure Checklisten, eure Freigabeschwellen, eure Vorlagen, eure Ablagelogik. Er arbeitet nach der Arbeitsanweisung, die euer Team geschrieben hat, nicht nach dem Standardablauf, den ein generisches Tool annimmt.
- Lernt eure Vorgangsarten und deren Regeln aus echten Beispielen
- Respektiert eure Freigabeschwellen und Vier-Augen-Regeln
- Nutzt eure Vorlagen und euren Ton für jede Antwort
- Dokumentiert jeden Schritt, damit jeder Vorgang prüfbar bleibt
Jede Sachbearbeitung funktioniert anders. Was kann dein KI-Sachbearbeiter bei euch ab Tag eins übernehmen?
Vorgangsanlage
Legt für jede Anfrage aus Outlook, Portal, Scan oder Systemwarteschlange einen Vorgang an, mit richtiger Art und Priorität.
Vollständigkeitsprüfung
Prüft jedes Formular und jeden Antrag gegen eure Checkliste und benennt genau, was fehlt.
Datenübertrag
Bringt denselben Datensatz zwischen ERP, CRM und Fachverfahren, ohne ein einziges Copy-Paste.
Stammdatenabgleich
Findet den richtigen Kunden-, Lieferanten- oder Vertragsdatensatz, statt eine weitere Dublette anzulegen.
Plausibilitätsregeln
Prüft Beträge, Daten und Nummernkreise gegen eure Fachregeln und meldet, was nicht zusammenpasst.
Rückfragen
Formuliert die Nachforderung in eurem Ton und verfolgt die Antwort, bis sie da ist.
Statusnachhaltung
Hält jeden Vorgang im richtigen Status, damit niemand mehr nachfragen muss, wo etwas steht.
Fristenüberwachung
Behält jeden wartenden Vorgang im Blick und eskaliert vor dem Fristablauf, nicht danach.
Standardkorrespondenz
Entwirft Bestätigungen, Absagen und Statusschreiben aus euren bestehenden Vorlagen.
Ablage und Archivierung
Legt jedes Dokument im richtigen Ordner ab, mit richtigem Namen und richtigem Vorgangsbezug.
Ausnahmen weiterleiten
Gibt alles, was eine Beurteilung braucht, an eine namentlich zuständige Person, mit vollem Kontext statt nur einer Ticketnummer.
Audit-Trail
Dokumentiert jeden Arbeitsschritt, damit jeder Vorgang auch Monate später nachvollziehbar bleibt.
Und vieles mehr. Wir bauen KI-Mitarbeiter für alles, was euer operatives Team braucht.
Häufig gestellte Fragen
Alles, was du über deinen KI-Sachbearbeiter wissen musst.
Er übernimmt die operative Sachbearbeitung, die euer Team jeden Tag macht. Vorgänge anlegen und abschließen, Daten zwischen Systemen übertragen, Formulare und Anträge auf Vollständigkeit prüfen, Status nachhalten und nachfassen, wenn etwas fehlt. Alles, was heute Copy-Paste zwischen zwei Bildschirmen ist, ist genau seine Aufgabe. Rund 70 Prozent der Standardvorgänge laufen danach ohne manuelle Datenerfassung durch.
Alles mit wiederkehrendem Ablauf und klaren Regeln: Anträge, Anmeldungen, Änderungsmitteilungen, Auftragsbestätigungen, Vertragsänderungen, Schadensmeldungen, Retouren. Die Faustregel ist Menge plus Checkliste. Wenn eine neue Kollegin den Vorgang in einer Woche aus einer schriftlichen Arbeitsanweisung lernen könnte, kann euer KI-Sachbearbeiter ihn übernehmen. Vorgänge, bei denen verhandelt oder wirklich abgewogen wird, bleiben bei eurem Team.
Ja. Superkind verbindet sich mit dem Stack, den ihr ohnehin betreibt: SAP oder ein anderes ERP, euer CRM, DATEV, Microsoft 365 mit Outlook und SharePoint, das Dokumentenmanagement, Netzlaufwerke und eure Fachverfahren. Euer KI-Mitarbeiter arbeitet in den Systemen, in denen euer Team arbeitet. Keine neue Plattform, keine Datenmigration, keine Parallel-Datenbank.
Er fragt nach, statt zu raten. Fehlender Nachweis, widersprüchliche Zahlen, ein Feld, das nicht zu den Stammdaten passt: Euer KI-Sachbearbeiter formuliert die Rückfrage an Kunden, Lieferanten oder Kollegen, verfolgt die Antwort und nimmt den Vorgang wieder auf, sobald sie da ist. Alles, was eine Beurteilung braucht, geht mit vollem Kontext an eine namentlich zuständige Person.
Erste Workflows gehen typischerweise innerhalb von zwei Wochen live. Wir starten mit einer volumenstarken Vorgangsart, lassen sie parallel zu eurem Team laufen, bis die Ergebnisse übereinstimmen, übergeben dann die Routine und nehmen die nächste Vorgangsart dazu. Ihr seht echte Ergebnisse, bevor ihr den nächsten Schritt entscheidet.
Ein Bruchteil einer Vollzeitstelle, bepreist pro Use Case. Zum Vergleich: Eine Vollzeitstelle in der Sachbearbeitung kostet den Arbeitgeber je nach Region 45.000 bis 65.000 € Vollkosten im Jahr, in Ballungsräumen bis zu 75.000 €. Ein klassisches Workflow-Projekt startet oft bei 50.000 € Einführung plus laufende Lizenzen. Euer KI-Sachbearbeiter skaliert mit dem Vorgangsvolumen statt mit dem Personalbestand: keine Vorlaufzeit, kein Einarbeitungsmonat, kein Vakanzrisiko.