Stell deine KI-Rechnungsprüfung ein.
Sie erfasst jede Eingangsrechnung, gleicht sie gegen Bestellung und Lieferschein ab und routet Freigaben nach euren Regeln. 75 % der Eingangsrechnungen laufen ohne manuelle Arbeit durch, die ersten Workflows sind in 2 Wochen produktiv. Euer Team entscheidet nur die Ausnahmen.
Mit einem Experten sprechenWas erledigt deine KI-Rechnungsprüfung an einem normalen Arbeitstag?
Rechnungseingang
Holt neue Rechnungen aus dem Outlook-Sammelpostfach, dem Scan-Ordner und den Lieferantenportalen und liest alle Felder aus, inklusive Steuersätzen und Zahlungszielen.
Bestellabgleich
Führt den 2- oder 3-Way-Match gegen Bestellung und Lieferschein durch und meldet jede Mengen- oder Preisabweichung mit der genauen Differenz.
Skontofristen
Prüft, bei welchen Rechnungen die Skontofrist näher rückt, und zieht diese in der Freigabe-Warteschlange nach vorn.
Freigabe-Routing
Schickt jede Rechnung an den richtigen Freigeber: nach Kostenstelle, Betragsschwelle und euren Vier-Augen-Regeln, mit dem Prüfergebnis im Anhang.
Archivierung und Übergabe
Legt freigegebene Rechnungen revisionssicher im DMS ab, verknüpft sie mit der Bestellung und bereitet den Stapel für Buchung und Zahlung vor.
Tageszusammenfassung
Postet eine kurze Übersicht: was durchgelaufen ist, was blockiert ist und warum, welche Fristen morgen kritisch werden.
Was passiert mit einer Rechnung zwischen Eingang und Freigabe?
Keine Rechnung bleibt ungeprüft, keine Skontofrist läuft unbemerkt ab
- Rechnungen werden bei Eingang erfasst und abgeglichen
- Abweichungen werden genau benannt statt vage markiert
- Freigaben landen automatisch bei der richtigen Person
Derselbe Rechnungslauf, mit und ohne KI-Mitarbeiter.
Heute
- Rechnungen warten im Sammelpostfach, bis jemand Zeit findet
- Der Bestellabgleich passiert von Hand, Beleg für Beleg
- Skonti verfallen, weil Freigaben zu lange liegen bleiben
- Abweichungen pendeln zwischen Buchhaltung und Einkauf hin und her
- Niemand kann sagen, wo eine bestimmte Rechnung gerade hängt
Mit deiner KI-Rechnungsprüfung
- Jede Rechnung wird bei Eingang erfasst und gelesen, aus jedem Kanal
- Bestellung und Lieferschein werden vor der Freigabe automatisch abgeglichen
- Skontofristen werden verfolgt und rechtzeitig priorisiert
- Abweichungen erreichen den Einkauf mit der genauen Differenz
- Eine Live-Übersicht zeigt jede Rechnung und bei wem sie liegt
Deine KI-Rechnungsprüfung wird mit eurem Firmenwissen gebaut: eure Lieferanten, eure Bestellarten, eure Toleranzgrenzen, eure Freigabeschwellen. Sie weiß, dass eine Rahmenbestellung anders geprüft wird als ein Einzelkauf, weil euer Team genau so prüft.
- Wendet eure Toleranzgrenzen für Mengen- und Preisabweichungen an
- Respektiert eure Freigabeschwellen und Vier-Augen-Regeln
- Verarbeitet ZUGFeRD, XRechnung, PDF und gescannte Papierrechnungen
- Dokumentiert jeden Prüfschritt für GoBD-konforme Nachvollziehbarkeit
Jede Kreditorenbuchhaltung arbeitet anders. Was könnte deine KI-Rechnungsprüfung bei euch ab Tag eins übernehmen?
Rechnungserfassung
Liest Rechnungen aus Outlook, Scan und Lieferantenportalen: PDF, ZUGFeRD, XRechnung oder Papier.
2-Way-Match
Prüft Mengen, Preise und Konditionen gegen die Bestellung, bevor irgendetwas freigegeben wird.
3-Way-Match
Nimmt den Lieferschein dazu, damit ihr nur bezahlt, was tatsächlich angekommen ist.
Abweichungsklärung
Benennt die genaue Differenz und gibt den Fall an den Einkauf, statt ihn liegen zu lassen.
Skonto-Überwachung
Verfolgt Skontofristen und zieht die betroffenen Rechnungen rechtzeitig nach vorn.
Fälligkeiten
Behält jedes Zahlungsziel im Blick, damit nichts in eine Mahnung läuft.
Freigabe-Routing
Routet nach Kostenstelle, Betragsschwelle und Vier-Augen-Regel an den richtigen Freigeber.
Dublettenprüfung
Erkennt Rechnungen, die über zwei Kanäle eingehen, bevor sie doppelt bezahlt werden.
USt-Prüfung
Prüft Steuersätze, USt-IDs und die gesetzlichen Pflichtangaben auf der Rechnung.
Revisionssichere Ablage
Archiviert jeden Beleg im DMS, verknüpft mit Bestellung, Lieferschein und Freigabe.
Zahlungsvorbereitung
Erstellt den Zahlungsvorschlag mit Fälligkeiten, Skonti und freigegebenen Beträgen für DATEV oder euer ERP.
Offene-Posten-Übersicht
Zeigt jederzeit, was freigegeben ist, was blockiert ist und bei wem es gerade liegt.
Und vieles mehr. Wir bauen KI-Mitarbeiter für alles, was euer Finance-Team braucht.
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Posteingang & Dokumente
Physische & digitale Post erfasst, klassifiziert, verteilt.
Auftragserfassung
Aufträge aus E-Mail & PDF direkt ins ERP.
Mahnwesen
Offene Posten freundlich und pünktlich nachgefasst.
Monatsabschluss
Abstimmungen & Checklisten Tage früher fertig.
Häufig gestellte Fragen
Alles, was du über deine KI-Rechnungsprüfung wissen musst.
Sie übernimmt die Eingangsrechnungsprüfung von Anfang bis Ende. Sie holt Rechnungen aus dem Outlook-Sammelpostfach, dem Scan-Ordner und den Lieferantenportalen, liest alle Felder aus, gleicht sie gegen Bestellung und Lieferschein ab, überwacht Skontofristen und Fälligkeiten, routet Freigaben nach euren Schwellen und archiviert revisionssicher im DMS. Alles, was nicht sauber zusammenpasst, geht mit der benannten Abweichung an euer Team.
Beim 2-Way-Match wird die Rechnung nur gegen die Bestellung geprüft: Mengen, Preise und Konditionen. Beim 3-Way-Match kommt der Lieferschein dazu. Damit ist auch bestätigt, dass die berechnete Ware tatsächlich angekommen ist. Eure KI-Rechnungsprüfung kann beides, wählt die passende Prüfung je Lieferant und Bestellart und eskaliert nur die Fälle, in denen die Zahlen wirklich auseinandergehen.
Ja. Superkind legt sich als eine Integrationsschicht über euren bestehenden Stack: SAP, Microsoft Dynamics oder ein anderes ERP, DATEV, Outlook, euer DMS und die Systeme im Einkauf. Die KI-Rechnungsprüfung arbeitet in den Programmen, die ihr ohnehin nutzt. Es gibt kein separates Rechnungsportal und kein neues Tool, das euer Team erst lernen muss.
Sie ändert nichts an eurer Ablage, sondern arbeitet innerhalb eurer bestehenden GoBD-relevanten Systeme. Jeder Schritt wird dokumentiert: welche Rechnung wann eingegangen ist, welche Prüfung gelaufen ist, wer was freigegeben hat und wo der Beleg archiviert wurde. Es wird nichts außerhalb eurer Systeme gebucht oder abgelegt. Der Prüfpfad bleibt vollständig und in der Form, die eure Prüfer kennen.
Erste Workflows gehen typischerweise innerhalb von zwei Wochen live. Wir starten mit der volumenstärksten Lieferantengruppe und den Standard-Prüfregeln. Die Ausnahmen kommen Schritt für Schritt dazu: Rahmenbestellungen, Teillieferungen, Gutschriften. Die Reihenfolge richtet sich danach, was euren Rückstau am schnellsten abbaut, nicht danach, was technisch am einfachsten wäre.
Ein Bruchteil einer Vollzeitstelle, bepreist pro Use Case. Zum Vergleich: Eine Sachbearbeitungsstelle in der Kreditorenbuchhaltung kostet den Arbeitgeber je nach Region 45.000 bis 65.000 Euro im Jahr. Branchenüblich liegen die Kosten je manuell verarbeiteter Rechnung bei 10 bis 30 Euro. Die KI-Rechnungsprüfung skaliert mit dem Rechnungsvolumen statt mit dem Personalbestand, und allein das gesicherte Skonto deckt oft einen spürbaren Teil der Kosten.