Stell deinen KI-Einkäufer ein.
Macht aus Bestellanforderungen Bestellungen, gleicht Auftragsbestätigungen ab und hält Liefertermine nach. Bis zu 75 % der Routinebestellungen bereitet er ohne manuelles Abtippen vor, direkt in euren Systemen: im ERP wie SAP oder Microsoft Dynamics, in Outlook und in den Lieferantenportalen. Die ersten Workflows laufen nach 2 Wochen. Euer Team behält das letzte Wort.
Mit einem Experten sprechenWas erledigt dein KI-Einkäufer an einem normalen Arbeitstag?
Bestellanforderungen und offene Bestellungen
Sammelt neue Bestellanforderungen aus eurem ERP und aus Outlook, prüft sie auf Vollständigkeit und sortiert sie nach Dringlichkeit und Bedarfstermin.
Aus BANF wird Bestellung
Erstellt aus freigegebenen Anforderungen Bestellungen mit Rahmenpreis und freigegebenem Lieferanten und schickt sie direkt raus.
Auftragsbestätigungen abgleichen
Vergleicht eingehende Auftragsbestätigungen Feld für Feld mit der Bestellung: Preis, Menge, Liefertermin und Konditionen. Jede Abweichung wird gemeldet.
Lieferterminen hinterher
Schreibt Lieferanten bei überfälligen oder verschobenen Lieferungen an, hält die neue Zusage fest und warnt Produktion oder Vertrieb rechtzeitig.
Preise und Alternativen prüfen
Vergleicht aktuelle Preise mit euren Rahmenverträgen und früheren Bestellungen und bereitet Alternativen für teurer gewordene Teile vor.
Tageszusammenfassung
Postet eine kurze Zusammenfassung in euren Teams-Kanal: was bestellt wurde, welche Lieferungen wackeln, was morgen eine Entscheidung braucht.
Die Routine läuft durchgehend, euer Team entscheidet die Ausnahmen.
Dein KI-Mitarbeiter hält jede Bestellung im Termin und im Preis
- Aus freigegebenen Anforderungen werden am selben Tag Bestellungen
- Jede Auftragsbestätigung wird geprüft, nicht nur abgelegt
- Lieferverzüge fallen auf, bevor die Produktion sie merkt
Wie sieht dieselbe Einkaufswoche mit einem KI-Mitarbeiter aus?
Heute
- Bestellanforderungen liegen im Postfach, bis jemand Zeit zum Abtippen hat
- Auftragsbestätigungen werden abgelegt, ohne sie zu vergleichen
- Lieferverzüge fallen erst auf, wenn die Produktion schon wartet
- Preise werden einmal im Jahr geprüft, wenn überhaupt
- Lieferantendaten sind in einem System veraltet und im anderen richtig
Mit deinem KI-Einkäufer
- Freigegebene Anforderungen werden noch am selben Tag zur Bestellung
- Jede Auftragsbestätigung wird Feld für Feld abgeglichen, Abweichungen werden gemeldet
- Verspätete Lieferungen werden nachgefasst, bevor es wehtut
- Preiserhöhungen gegen euren Rahmenvertrag fallen sofort auf
- Lieferantensätze bleiben in ERP, DMS und Lager aktuell
Dein KI-Einkäufer wird mit eurem Firmenwissen gebaut: eure freigegebenen Lieferanten, eure Rahmenpreise, eure Wertgrenzen, eure Freigabekette. Er arbeitet so, wie euer Einkauf wirklich funktioniert, und nicht so, wie ein generisches Tool es annimmt.
- Bestellt nur bei freigegebenen Lieferanten zu vereinbarten Konditionen
- Respektiert eure Wertgrenzen und eure Freigabekette
- Lernt Lieferzeiten und Zuverlässigkeit aus eurer Bestellhistorie
- Dokumentiert jede Bestellung, Abweichung und Nachfassung nachvollziehbar
Jeder Einkauf arbeitet anders. Was könnte dein KI-Einkäufer bei euch ab Tag eins übernehmen?
Bestellanforderungen
Sammelt BANF aus ERP und Outlook, prüft sie auf Vollständigkeit und fragt nach, wenn etwas fehlt.
Bestellungen anlegen
Macht aus freigegebenen Anforderungen Bestellungen mit richtigem Lieferanten, Rahmenpreis und Termin.
AB-Abgleich
Vergleicht Auftragsbestätigungen mit der Bestellung und meldet jede Abweichung bei Preis, Menge oder Termin.
Terminüberwachung
Behält jede offene Bestellung im Blick und meldet Verzüge, bevor sie Produktion oder Kunde treffen.
Lieferanten-Nachfassung
Fasst bei überfälligen Lieferungen nach und hält schriftlich fest, was zugesagt wurde.
Preisvergleich
Prüft aktuelle Preise gegen Rahmenverträge und frühere Bestellungen und meldet Erhöhungen.
Alternativen finden
Bereitet vergleichbare Alternativen freigegebener Lieferanten vor, wenn ein Teil knapp oder teuer wird.
Lieferantenstammdaten
Hält Adressen, Ansprechpartner, Konditionen und Lieferzeiten in ERP, DMS und Lagersystem aktuell.
Rahmenverträge
Verfolgt vereinbarte Mengen und Preise und meldet, wenn Abrufe auslaufen oder erschöpft sind.
Rechnungsabweichungen
Vergleicht Lieferantenrechnungen mit Bestellung und Lieferschein und meldet Differenzen vor der Zahlung.
Meldebestände
Beobachtet Bestände und Verbrauch und schlägt Nachbestellungen vor, bevor eine Position leerläuft.
Einkaufsauswertungen
Bereitet Auswertungen zu Ausgaben, Liefertreue und Preisentwicklung vor, ohne dass jemand eine Tabelle baut.
Und vieles mehr. Wir bauen KI-Mitarbeiter für alles, was euer Einkauf braucht.
Häufig gestellte Fragen
Alles, was du über deinen KI-Einkäufer wissen musst.
Er übernimmt den operativen Einkauf. Aus Bestellanforderungen macht er Bestellungen, gleicht Auftragsbestätigungen Feld für Feld gegen die Bestellung ab, überwacht Liefertermine, fasst bei Lieferanten nach, vergleicht Preise und pflegt Lieferantenstammdaten in eurem ERP. Strategische Entscheidungen bleiben bei eurem Team: Lieferantenauswahl, Rahmenverträge und Verhandlungen führt weiterhin ein Mensch.
Ja. Superkind legt sich als eine Integrationsschicht über euren bestehenden Stack: ERP wie SAP oder Microsoft Dynamics, Outlook, Teams, Lieferantenportale, Dokumentenmanagement und Lagersystem. Der KI-Einkäufer arbeitet in den Systemen, die euer Einkauf ohnehin nutzt. Ihr braucht keine neue Plattform und kein zweites Bestellbuch. Angebunden wird nur über die Schnittstellen, die eure IT freigibt.
Er bestellt ausschließlich innerhalb eurer Regeln: freigegebene Lieferanten, vereinbarte Rahmenpreise, Wertgrenzen und eure bestehende Freigabekette. Alles außerhalb dieser Grenzen geht an einen Menschen, bevor daraus eine Bestellung wird. Das gilt für neue Lieferanten, für Preise über dem vereinbarten Niveau und für ungewöhnliche Mengen. Jeder Schritt wird protokolliert, die Einkaufskontrolle wird also enger statt lockerer.
Euer Einkauf behält die Kontrolle. Der KI-Mitarbeiter bereitet Bestellungen, Preisvergleiche und Nachfassungen bei Lieferanten vor und leitet alles, was Urteilsvermögen braucht, zur Freigabe an einen Menschen weiter. Ihr definiert pro Workflow, was er allein abschließen darf und was immer eine Unterschrift braucht. Jede Aktion bleibt im Protokoll nachvollziehbar, inklusive Zeitpunkt, Quelle und angewendeter Regel.
Die ersten Workflows gehen typischerweise innerhalb von 2 Wochen live. Wir starten mit der volumenstärksten Routine, meist BANF-zu-Bestellung und dem Abgleich von Auftragsbestätigungen. Danach erweitern wir Schritt für Schritt um das, was eurem Team nachweislich Zeit spart. Ihr braucht dafür kein eigenes Projektteam, sondern eine Ansprechperson aus dem Einkauf und einen IT-Kontakt für die Zugänge.
Ein Bruchteil einer Vollzeitstelle, bepreist pro Use Case. Zum Vergleich: Eine operative Einkäuferstelle kostet den Arbeitgeber je nach Region 50.000 bis 70.000 Euro im Jahr. E-Procurement-Software liegt oft bei 20.000 bis 50.000 Euro für die Einführung, dazu kommt eine Lizenz pro Nutzer. Der KI-Einkäufer skaliert mit dem Bestellvolumen statt mit dem Personalbestand. Ihr erweitert also nur, was sich rechnet.