Wie man Angebote mit KI schreibt: Schritt für Schritt

Angebote mit KI schreiben fängt mit dem an, was heute passiert, wenn eine Anfrage in Outlook landet. Ein Kunde fragt 40 Umwälzpumpen an. Lisa im Vertriebsinnendienst sucht Preis und Rabatt im ERP, kopiert das Angebot vom letzten Monat in Word, überschreibt die Positionen, vergisst die Bindefrist und schickt es an ihren Chef, weil es über 10.000 € liegt. Zwei Tage später fragt der Kunde, wo das Angebot bleibt. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du diese Arbeit an einen KI-Mitarbeiter abgibst, während dein Team jedes Angebot freigibt, bevor es rausgeht.

Was heißt Angebote mit KI schreiben?

Angebote mit KI schreiben heißt: Eine KI liest die Kundenanfrage, schlägt Kunden, Artikel und aktuelle Preise in deinem ERP oder CRM nach und erstellt ein vollständiges Angebot in deiner Firmenvorlage, während ein Mensch Preis, Rabatt und Bedingungen freigibt, bevor das Angebot verschickt wird. Die KI übernimmt Nachschlagen, Abtippen und Rechnen. Die kaufmännische Entscheidung bleibt bei deinem Team.

Anders als ein Chatbot, der ein schönes Anschreiben formuliert, arbeitet ein KI-Mitarbeiter in deinen Programmen: Er nimmt den Preis aus SAP Business One, statt zu raten, kennt den Kundenrabatt aus HubSpot und legt das Angebot dort ab, wo dein Team es sucht.

So geht es mit Superkind

Superkind ist der KI-Mitarbeiter für dein Team: Du schreibst Superkind per E-Mail (Outlook oder Gmail), in Microsoft Teams, in Slack oder in der Superkind Web-App, wie einem Kollegen. Superkind ist in Europa gehostet, DSGVO-konform und arbeitet über 1.500+ Integrationen in den Programmen, die du schon nutzt, zum Beispiel SAP Business One, HubSpot, lexoffice und Microsoft Word.

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   Die Anfrage kommt rein

   Ein Kunde schickt eine Anfrage an euer Vertriebspostfach in Outlook. Du leitest sie an Superkind weiter, oder Superkind nimmt sie selbst auf, sobald die Routine steht.

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   Superkind entwirft das Angebot in deiner Vorlage

   Es sucht Kunden und aktuelle Preise in SAP Business One, HubSpot oder lexoffice, wendet den vereinbarten Rabatt an und füllt deine Vorlage mit Positionen, Mengen, Summen, Liefer- und Zahlungsbedingungen und Bindefrist.

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   Superkind fragt nach Freigabe

   Bevor das Angebot das Unternehmen verlässt, bekommst du den Entwurf mit Freigeben / Ablehnen. Deine Regeln bestimmen, wer freigibt: Angebote über 10.000 € gehen an die Geschäftsführung.

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   Verschickt, eingetragen, und beim nächsten Mal Routine

   Nach der Freigabe verschickt Superkind das Angebot in deinem Namen, trägt es am Deal im CRM ein und setzt eine Wiedervorlage. Die nächste Anfrage läuft genauso.

Alles, was Superkind dabei lernt (deine Kunden, ihre Rabatte, deine Preislisten, wer welchen Betrag freigibt), landet in eurem Firmenwissen, dem Company Brain. Es bleibt, auch wenn Leute die Rolle wechseln oder gehen. Den ganzen Vertriebsablauf zeigt unsere Lösungsseite für Angebote und Ausschreibungen.

Von der ersten Aufgabe zur eigenen App

Angebote kommen jeden Tag rein, deshalb sind sie eine gute erste Aufgabe. So wächst es.

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   Start: in Minuten startklar

   Kostenlos anmelden, eine echte Anfrage weiterleiten und zusehen, wie der Entwurf in deiner Vorlage entsteht.

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   Entlastung: aus Aufgaben werden Abläufe

   Was du einmal erklärt hast, läuft weiter: „Jede eingehende Anfrage: Angebot entwerfen.“ Bevor ein Angebot rausgeht, fragt Superkind nach Freigabe.

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   Wissen: lernt ab Tag 1 mit

   Jedes Angebot macht Superkind schlauer: welcher Kunde welchen Rabatt bekommt, welche Artikel zusammengehören. Dieses Wissen geht nie verloren.

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   Wachstum: deine eigene App

   Wenn es komplexer wird, fängst du nicht neu an. Bau dir eine eigene Angebotsübersicht oder einen Produktkonfigurator auf der Superkind-Plattform, auf dem, was Superkind schon weiß. Selbst gebaut oder mit uns. Alles gehört euch.

Was jedes Angebot braucht: kostenlose Vorlage

Ob du das Angebot selbst schreibst oder von der KI entwerfen lässt, der Aufbau ist derselbe. Für Angebote gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben wie bei Rechnungen, aber diese Bausteine machen ein Angebot klar und schwer misszuverstehen¹. Nimm sie als Vorlage.

Warum die Bindefrist wichtig ist: Wer ein Angebot abgibt, ist daran gebunden, wenn er die Bindung nicht ausgeschlossen hat². Ohne Frist kann der Kunde so lange annehmen, wie man unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen darf³, und du weißt nicht genau, wie lange dein Preis hält. Ein festes Datum, oder „freibleibend“ bei schwankenden Preisen, verhindert das. Das ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Was du brauchst

Prüf diese Punkte vor dem ersten Angebot. Das meiste gibt es in jedem Unternehmen, das Angebote verschickt, schon.

Schritt für Schritt mit Superkind

Sechs Schritte von der Anfrage im Postfach zum verschickten und eingetragenen Angebot. Jeden Schritt kannst du heute machen.

Schritt 1: Postfach, ERP und CRM verbinden

Melde dich unter app.superkind.ai an und verbinde die Systeme, durch die ein Angebot läuft: Outlook oder Gmail, SAP Business One oder lexoffice für Preise, HubSpot oder Salesforce für Kunden, Word oder SharePoint für die Vorlage. Nimm Teams oder Slack dazu, wenn deine Freigeber dort arbeiten.

Superkind sieht nur die Postfächer, Preislisten und CRM-Bereiche, die du freigegeben hast. Fang mit einer Produktgruppe an, die du oft anbietest.

Schritt 2: Vorlage und Regeln an Superkind geben

Lade deine aktuelle Angebotsvorlage hoch oder zeig Superkind das Angebotslayout in deinem ERP. Dann schreib deine Standardregeln einmal auf, in normaler Sprache:

Schritt 3: Die erste Anfrage weiterleiten

Nimm eine echte Anfrage aus dieser Woche. Leite die Kundenmail mit einem Satz an Superkind weiter, oder schreib in Teams oder Slack und füg die Anfrage ein.

Was Superkind macht: Es findet Bauer Haustechnik in HubSpot, nimmt Artikel und aktuellen Preis aus SAP Business One, wendet den vereinbarten Kundenrabatt an, prüft den Lagerbestand für den Liefertermin und füllt jedes Feld deiner Vorlage. Ist die Anfrage unklar, etwa weil zwei Pumpenmodelle passen, fragt es nach, statt zu raten.

Schritt 4: Den Entwurf prüfen

Superkind antwortet im selben Kanal mit dem Entwurf und einer kurzen Zusammenfassung: Positionen, Summe, Rabatt, Liefertermin, Bindefrist. Prüf die Preise gegen die Preisliste und den Liefertermin gegen den Bestand. Soll etwas anders sein? Schreib es: „Nimm die Montage als optionale Position auf.“

Schritt 5: Freigeben

Greift eine Regel, bekommt der Freigeber eine kurze Karte mit Freigeben und Ablehnen, in Teams, Slack, per E-Mail oder in der Web-App. Nichts geht an den Kunden, bevor jemand freigibt.

Schritt 6: Verschicken, eintragen, nachfassen

Nach der Freigabe verschickt Superkind das Angebot als PDF von eurer Vertriebsadresse, legt es am Deal in HubSpot oder als Angebot in SAP Business One ab und setzt eine Wiedervorlage. Hat der Kunde nach einer Woche nicht geantwortet, entwirft es eine kurze Nachfass-Mail zur Freigabe. Jeder im Team kann später fragen:

Als Routine einrichten

Wenn ein paar Angebote sauber durchgelaufen sind, hör auf, jedes einzeln anzustoßen. Sag Superkind einmal, was bei jeder eingehenden Anfrage passieren soll.

• Bei jeder Anfrage - Angebot entworfen, gegen Preisliste und Bestand geprüft, zur Freigabe geschickt.
• Jede Woche - eine Liste offener Angebote und der Angebote, deren Bindefrist bald abläuft.
• Jeden Monat - ein kurzer Bericht über verschickte, gewonnene und verlorene Angebote, fertig fürs Vertriebsmeeting.

Wenn das Angebotswesen wächst (viele Produktvarianten, mehrere Preislisten, ein Kundenportal), fängst du nicht neu an: Bau eine eigene Lösung oder App auf der Superkind-Plattform, auf dem, was Superkind schon weiß. Sie gehört euch.

Datenschutz und EU-Hosting

Ein Angebot enthält Namen, Anschriften und E-Mail-Adressen deiner Ansprechpartner und dazu deine Preise und Margen. Wo diese Daten verarbeitet werden und wer sie sieht, zählt genauso wie das Angebot selbst.

Sicher ab Werk

Deine Daten bleiben in Europa, unter einem AVV, ohne Training mit deinen Daten.

• In Europa gehostet und verarbeitet
• DSGVO-konform
• Ausgerichtet am EU AI Act
• Kein Training mit deinen Daten
• AVV über das Trust Center

Für Angebote heißt das: Deine Kundendaten aus dem CRM und deine Preislisten aus dem ERP bleiben in Europa und werden nie zum Training genutzt. Die KI-Modelle hinter Superkind kommen von OpenAI, Anthropic, Mistral und Google und werden in Europa verarbeitet. Details und den AVV findest du im Trust Center.

Andere Wege, Angebote zu schreiben

Superkind ist nicht der einzige Weg. Ein ehrlicher Vergleich:

Eine Vorlage reicht, wenn du eine Handvoll einfacher Angebote verschickst. CPQ lohnt sich für Produkte mit vielen Optionen. Superkind passt dazwischen und arbeitet mit diesen Tools: Es kann deine Word-Vorlage füllen, das Angebot in SAP Business One schreiben⁸ oder es am HubSpot-Deal anlegen. Einen ausführlichen Tool-Überblick gibt unser Vergleich der KI-Tools für CPQ und Quote-to-Cash.

Häufige Fehler

Diese fünf kosten am meisten Zeit und Geld.

• Das letzte Angebot kopieren - alte Preise, der Name des vorigen Kunden oder ein abgelaufenes Datum rutschen durch. Bau jedes Angebot aus der aktuellen Preisliste.
• Keine Bindefrist - ohne Frist bist du länger an deinen Preis gebunden, als du denkst²³. Nenn immer ein Datum oder kennzeichne das Angebot als freibleibend.
• Ungenaue Positionen - „Montagearbeiten“ lädt zum Streit ein. Nenn Menge, Einheit und was genau enthalten ist.
• Angebote nur im Postfach - steht das Angebot nicht am Deal im CRM, fasst niemand nach und keiner weiß, was angeboten wurde.
• Langsame Antworten - ein Angebot, das zwei Tage später kommt, konkurriert mit einem, das am selben Morgen da war. Tempo ist Teil des Angebots.

6 Tipps, um Angebote mit KI zu schreiben

1. Erst die Vorlage aufräumen

Eine aktuelle Vorlage mit allen Bausteinen aus der Checkliste oben. Eine veraltete Vorlage macht veraltete Angebote.

2. Preise an einem Ort pflegen

Liegen Preise neben dem ERP noch in einer privaten Excel-Datei, leg fest, welche Quelle gilt, und sag es Superkind als Regel.

3. Rabattregeln aufschreiben

„Bis 5 % für Stammkunden, mehr nur mit Daniels Freigabe.“ Einmal geschrieben, gilt die Regel bei jedem Angebot gleich.

4. Freigaben dahin, wo der Freigeber ist

Lebt dein Geschäftsführer in Outlook, kommen die Freigaben dort an; arbeitet der Vertrieb in Teams, wird dort freigegeben. Dieselben Regeln in jedem Kanal.

5. Die ersten zehn Angebote genau lesen

Jede Korrektur bringt Superkind deine Kunden und deine Formulierungen bei. Danach schaust du nur noch auf Ausnahmen.

6. Kundendaten und Preise schützen

Angebote enthalten personenbezogene Daten und deine Margen. Schließ einen AVV ab, halte die Daten in Europa, stell sicher, dass sie nicht fürs Training genutzt werden, und schul nach EU AI Act (Artikel 4) die Leute, die mit der KI arbeiten, damit sie wissen, was sie tut.

Fazit

Angebote mit KI schreiben heißt nicht, dass eine Software deine Preise festlegt. Es heißt, dass Nachschlagen, Abtippen und Rechnen für dich erledigt werden, jedes Angebot derselben Struktur und denselben Regeln folgt und ein Mensch freigibt, bevor etwas beim Kunden ankommt. Superkind macht das in den Programmen, die du schon nutzt, und bewegt die Daten über 1.500+ Integrationen zwischen Outlook, SAP Business One, HubSpot und lexoffice, mit deinen Daten in Europa. Der nächste Schritt: Nimm die nächste Anfrage in deinem Postfach, leite sie mit „Schreib dazu ein Angebot“ an Superkind weiter und vergleich den Entwurf mit dem, was du verschickt hättest. Geht es dir eher um die Kalkulation, lies unseren Leitfaden zu KI in der Angebotskalkulation und Pricing.

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Henri Jung

Mitgründer von Superkind, dem KI-Mitarbeiter, dem Teams in Outlook, Teams und Slack schreiben. Henri hilft Unternehmen, vom kleinen Team bis zum Mittelstand, ihre Routinearbeit an KI abzugeben - ohne neue Tools, Berater oder eigenes KI-Team.