Superkind für Eventmanagement

Bei Events kommt jedes Mal dieselbe Arbeit wieder: Gäste einladen, Anmeldungen verwalten, Dienstleister abstimmen, den Ablaufplan aktuell halten. Diese Arbeit gibst du an Superkinds ab. Du beschreibst sie einmal in Slack, Teams oder per E-Mail, sie erledigen sie in deinen Programmen, und keine Einladung geht raus, bevor du sie freigibst.

Superkind Team

Alle Beispiele spielen bei der Schneider GmbH, einer erfundenen Firma

Lerne die Event-Superkinds kennen

Vier Superkinds, jedes mit einer klaren Aufgabe. Alle teilen sich dasselbe Firmenwissen, der Dienstleister-Briefer kennt also die Gästezahl vom Gästelisten-Manager

Ein Kundenevent, von der Planung bis zum Nachbericht

So läuft das Kundenevent der Schneider GmbH durch die vier Superkinds

DuMicrosoft Teams

@Superkind Wir machen am 15. Mai ein Kundenevent im Werk. 80 Gäste, Vorträge und Werksführung.

  1. Gästelisten-Manager

    erstellt die Gästeliste und verschickt die Einladungen

    Einladungen Mit deiner Freigabe
  2. Dienstleister-Briefer

    briefet Caterer, Technik und Fotograf mit den Eventdetails

    Briefings Mit deiner Freigabe
  3. Ablauf-Planer

    aktualisiert den Ablaufplan mit Zeiten und Verantwortlichen

    Ablaufplan
  4. Nachbericht-Ersteller

    verschickt den Dankesbrief und fasst das Feedback zusammen

    Nachbericht Mit deiner Freigabe
Ergebnis

Das Event ist vorbei. Jeder Gast hat einen Dank, jeder Dienstleister seine Abrechnung.

ExcelOutlookHubSpot

Gästelisten-Manager: weiß, wer kommt

Erstellt die Gästeliste aus HubSpot, verschickt Einladungen per E-Mail und trackt Zu- und Absagen in Excel

events
Du9:00

@Superkind Wie ist der Stand bei den Anmeldungen für das Kundenevent?

Gästelisten-ManagerSuperkind9:01

62 von 80 haben geantwortet, 48 Zusagen:

  • Zusagen 48 Gäste Erledigt
  • Absagen 14 Gäste Erledigt
  • Offen 18 Gäste Erinnerung verschicken?

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Gästelisten-Manager. Erstell die Liste aus unseren Kunden in HubSpot und verschick die Einladungen."

  2. Verbinde HubSpot und das Postfach. Superkind holt Kontakte und verschickt E-Mails.

  3. Bestätige die Regel: Einladungen gehen erst raus, wenn du die Gästeliste freigibst.

OutlookGoogle CalendarSharePoint

Dienstleister-Briefer: sagt jedem, was er wissen muss

Erstellt aus den Eventdetails ein Briefing pro Dienstleister und verschickt es mit Termin und Anfahrt

Events
Du11:00

@Superkind Brief den Caterer, den Techniker und den Fotografen für den 15. Mai.

Dienstleister-BrieferSuperkind11:03

Drei Briefings erstellt, alle warten auf deine Freigabe:

  • Caterer Meier 80 Gäste, Buffet Wartet auf dich
  • Technik Schulz Beamer, Mikro, Bühne Wartet auf dich
  • Foto Kramer Vorträge + Werksführung Wartet auf dich

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Dienstleister-Briefer. Wenn ich ein Event anlege, schickst du Briefings an alle Beteiligten."

  2. Hinterleg die Kontakte der Dienstleister in SharePoint oder im Firmenwissen.

  3. Sag, was ins Briefing gehört: „Datum, Gästezahl, Aufbauzeit und Anfahrt." Superkind merkt sich das.

Google CalendarExcelSlack

Ablauf-Planer: sorgt dafür, dass alles pünktlich läuft

Erstellt den Ablaufplan in Excel, trägt die Termine in den Kalender ein und erinnert Beteiligte am Eventtag

events
Du15:00

@Superkind Zeig mir den aktuellen Ablauf für den 15. Mai.

Ablauf-PlanerSuperkind15:01

Ablaufplan ist aktuell, drei Programmpunkte:

  • 10:00 Begrüßung, Halle 1 Erledigt
  • 11:00 Vorträge, Konferenzraum Erledigt
  • 14:00 Werksführung, Produktion Erledigt

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Ablauf-Planer. Halt den Ablaufplan aktuell und erinnere alle Beteiligten."

  2. Verbinde den Kalender und Excel. Superkind trägt dort Zeiten und Verantwortliche ein.

  3. Sag, wann Erinnerungen gehen: „Am Vortag und eine Stunde vorher." Superkind speichert das als Routine.

OutlookWordHubSpot

Nachbericht-Ersteller: schließt das Event sauber ab

Verschickt einen Dankesbrief an alle Gäste und fasst das Feedback in einem kurzen Bericht zusammen

Events
Du9:30

@Superkind Das Event war gut. Schick den Dank und fass das Feedback zusammen.

Nachbericht-ErstellerSuperkind9:33

Dankesbrief ist fertig, Feedbackbericht hängt dran. 38 von 48 Gästen fanden die Werksführung am besten.

Nachbericht KundeneventWord-Dokument · Feedback

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, nach jedem Event verschickst du den Dankesbrief und fasst das Feedback zusammen."

  2. Hinterleg die Dankesvorlage im Firmenwissen. Superkind setzt das Eventdatum und den Namen des Gastes ein.

  3. Bestätige: Der Dank geht erst raus, wenn du den Text freigibst.

Häufige Fragen

Verschickt Superkind Einladungen ohne mich?

Nur wenn du das willst. Du gibst die Gästeliste frei, dann erst gehen die Einladungen raus. Briefings und Dankesbriefe zeigt es dir vorher in Slack, Teams oder per E-Mail.

Welche Programme brauche ich?

Die, die du schon hast. Superkind hat 1.700+ Anbindungen, darunter HubSpot, Outlook, Excel und Google Calendar. Ein neues Tool muss niemand lernen.

Wissen die Superkinds voneinander?

Ja. Was ein Superkind lernt, landet im Firmenwissen, und alle greifen darauf zu. Der Nachbericht-Ersteller kennt also die Gästeliste des Gästelisten-Managers.

Was kostet das?

Du kannst Superkind kostenlos testen, mit bis zu 150 Stunden Arbeit und ohne Kreditkarte. Business gibt es ab 50 € im Monat für unbegrenzt viele Nutzer. 1 € erledigt rund eine Stunde Arbeit. Alle Pläne stehen auf der Preisseite.

Sind meine Daten sicher?

Superkind hält Speicherung und KI-Modelle in der EU, ist DSGVO-konform und am EU AI Act ausgerichtet. Mit deinen Daten wird kein Modell trainiert.

Weitere Anwendungsfälle

Die anderen Abteilungen und ihre Superkinds

Bereit für deinen ersten KI-Mitarbeiter?

Superkind ausprobieren