Superkind für Datenschutz & Compliance

Im Datenschutz kommt jede Woche dieselbe Arbeit wieder: Auskunftsanfragen beantworten, Verarbeitungsverzeichnisse pflegen, Schulungstermine organisieren, Fristen im Blick behalten. Diese Arbeit gibst du an Superkinds ab. Du beschreibst sie einmal in Slack, Teams oder per E-Mail, sie erledigen sie in deinen Programmen, und keine Antwort geht raus, bevor du sie freigibst.

Superkind Team

Alle Beispiele spielen bei der Schneider GmbH, einer erfundenen Firma

Lerne die Datenschutz-Superkinds kennen

Vier Superkinds, jedes mit einer klaren Aufgabe. Alle teilen sich dasselbe Firmenwissen, der Schulungs-Planer kennt also die Fristen des Fristen-Trackers

Eine Auskunftsanfrage bearbeiten, vom Eingang bis zur Antwort

So läuft eine Betroffenenanfrage bei der Schneider GmbH durch die vier Superkinds

DuMicrosoft Teams

@Superkind Ein ehemaliger Mitarbeiter will wissen, welche Daten wir über ihn haben. Kümmer dich darum.

  1. Daten-Sammler

    sammelt alle gespeicherten Daten aus den Systemen und erstellt die Übersicht

    Datenübersicht
  2. Fristen-Tracker

    prüft, ob Löschfristen eingehalten werden, und markiert abgelaufene Einträge

    Fristenliste
  3. Antwort-Schreiber

    erstellt den Antwortbrief nach der Vorlage

    Antwortbrief Mit deiner Freigabe
  4. Verzeichnis-Pfleger

    dokumentiert den Vorgang im Verarbeitungsverzeichnis

    Protokolleintrag
Ergebnis

Die Anfrage ist beantwortet. Der Vorgang ist dokumentiert und die Fristen sind geprüft.

PersonioHubSpotExcel

Daten-Sammler: findet jedes Datum in jedem System

Durchsucht Personio, HubSpot und Excel nach allen Einträgen zu einer Person und fasst sie in einer Übersicht zusammen

datenschutz
Du9:00

@Superkind Welche Daten haben wir über Max Müller gespeichert?

Daten-SammlerSuperkind9:03

Drei Systeme durchsucht, Übersicht fertig:

  • Personio Personalakte, Vertrag Erledigt
  • HubSpot Kontakt, 4 E-Mails Erledigt
  • Excel Schulungsliste 2024 Erledigt

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Daten-Sammler. Wenn eine Auskunftsanfrage kommt, suchst du alle Daten zusammen."

  2. Verbinde Personio, HubSpot und Excel. Superkind liest dort nur und ändert nichts.

  3. Leg fest, welche Systeme durchsucht werden. Superkind speichert die Liste im Firmenwissen.

ExcelOutlookGoogle Calendar

Fristen-Tracker: vergisst keine Frist

Prüft die Löschfristen in der Fristenliste, markiert abgelaufene Einträge und erinnert dich eine Woche vorher

Datenschutz
Du10:00

@Superkind Welche Löschfristen laufen diesen Monat ab?

Fristen-TrackerSuperkind10:02

Zwei Fristen stehen an:

  • Bewerberdaten 2023 Frist 30. November Wartet auf dich
  • Projektdaten Weber AG Frist 15. Dezember
  • Nächste Erinnerung in 7 Tagen

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Fristen-Tracker. Prüf die Löschfristen und erinnere mich eine Woche vorher."

  2. Hinterleg die Fristenliste in Excel. Superkind prüft sie einmal pro Woche.

  3. Sag, wohin die Erinnerung geht: „Montags in #datenschutz." Superkind speichert das als Routine.

WordOutlookSharePoint

Antwort-Schreiber: formuliert die Antwort, du gibst frei

Nimmt die Datenübersicht und die Briefvorlage aus SharePoint und erstellt den Antwortbrief als Word-Dokument

datenschutz
Du14:00

@Superkind Schreib die Auskunftsantwort für Max Müller.

Antwort-SchreiberSuperkind14:04

Antwortbrief liegt bereit. Alle gefundenen Daten aufgelistet, Löschfristen genannt.

Auskunft Max MüllerWord-Dokument · Antwortbrief

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Antwort-Schreiber. Wenn die Datenübersicht steht, erstellst du den Antwortbrief."

  2. Hinterleg die Briefvorlage in SharePoint. Superkind setzt die Daten und Fristen ein.

  3. Bestätige: Kein Antwortbrief wird verschickt, bevor du ihn freigibst.

ExcelSharePointOutlook

Verzeichnis-Pfleger: hält das Verzeichnis aktuell

Trägt jeden Datenschutzvorgang in das Verarbeitungsverzeichnis in Excel ein und aktualisiert die Übersicht in SharePoint

Datenschutz
Du16:00

@Superkind Trag die Anfrage von Müller ins Verarbeitungsverzeichnis ein.

Verzeichnis-PflegerSuperkind16:02

Eintrag erstellt: Anfrage vom 12.11., Antwort am 14.11., Daten in drei Systemen.

  • Verzeichniseintrag Nr. 2024-087 Erledigt
  • Antwortfrist eingehalten (2 Tage) Erledigt
  • SharePoint aktualisiert Übersicht ist aktuell Erledigt

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, nach jeder Anfrage trägst du den Vorgang ins Verarbeitungsverzeichnis ein."

  2. Verbinde Excel und SharePoint. Superkind pflegt dort das Verzeichnis.

  3. Sag, was dokumentiert wird: „Datum, Art der Anfrage, Antwortfrist und beteiligte Systeme."

Häufige Fragen

Löscht Superkind Daten ohne mich?

Nein. Superkind zeigt dir abgelaufene Fristen und schlägt die Löschung vor. Du entscheidest und gibst frei.

Welche Programme brauche ich?

Die, die du schon hast. Superkind hat 1.700+ Anbindungen, darunter Personio, HubSpot, Excel und SharePoint. Ein neues Tool muss niemand lernen.

Wissen die Superkinds voneinander?

Ja. Was ein Superkind lernt, landet im Firmenwissen, und alle greifen darauf zu. Der Antwort-Schreiber kennt also die Datenübersicht des Daten-Sammlers.

Was kostet das?

Du kannst Superkind kostenlos testen, mit bis zu 150 Stunden Arbeit und ohne Kreditkarte. Business gibt es ab 50 € im Monat für unbegrenzt viele Nutzer. 1 € erledigt rund eine Stunde Arbeit. Alle Pläne stehen auf der Preisseite.

Sind meine Daten sicher?

Superkind hält Speicherung und KI-Modelle in der EU, ist DSGVO-konform und am EU AI Act ausgerichtet. Mit deinen Daten wird kein Modell trainiert.

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