Wie man den Wochenbericht mit KI erstellt: Schritt für Schritt

Freitag, 14 Uhr. Daniel, euer Vertriebsleiter, hat das Wochenende schon im Kopf. Der Wochenbericht an die Geschäftsführung ist um 15 Uhr fällig, und die Zahlen müssen noch aus HubSpot, zwei Excel-Mappen und einem lexoffice-Export zusammengetragen werden, bevor überhaupt ein Satz Kommentar entsteht. Ein Wochenbericht mit KI schließt genau diese Lücke: Ein KI-Mitarbeiter zieht die Zahlen aus den Systemen, in denen sie liegen, entwirft den Text drum herum und bittet dich um Freigabe, bevor etwas rausgeht. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie du den Wochenbericht mit Superkind in Outlook, Teams oder Slack baust, als Freitags-Routine einrichtest und auch dann schnell hältst, wenn das Geschäft wächst.

Was heißt Wochenbericht mit KI?

Ein Wochenbericht mit KI ist der feste Freitagsbericht, den ein KI-Mitarbeiter erstellt: Er zieht die Zahlen aus den operativen Systemen, in denen sie liegen, wendet eure KPI-Definitionen an, schreibt die Zusammenfassung und fragt dich um Freigabe, bevor etwas verschickt wird. Der Bericht selbst hat sich nicht geändert - Pipeline, Umsatz, Stunden, offene Punkte, Highlights, Risiken - was sich ändert, ist, wer die Daten einsammelt und den ersten Entwurf schreibt. Statt dass eine Teamleitung freitags um 14 Uhr zwischen HubSpot, zwei Excel-Mappen und einem lexoffice-Export hin- und herspringt, übernimmt der KI-Mitarbeiter diesen Teil und übergibt einen Entwurf, der prüffertig ist.

Was du brauchst

Eine kurze Liste. Wenn das steht, dauert der erste Wochenbericht mit Superkind etwa 15 Minuten.

Schritt für Schritt mit Superkind

Superkind ist der KI-Mitarbeiter, dem du in Outlook, Microsoft Teams, Slack oder in der Superkind-Web-App schreibst wie einem Kollegen. Gehostet und verarbeitet in Europa, DSGVO-konform, mit 1.500+ Integrationen in HubSpot, Microsoft Excel, Google Sheets, DATEV, SharePoint, Salesforce, lexoffice, Personio und Zendesk, und er bittet dich um Freigabe, bevor etwas rausgeht. Der Wochenbericht in sechs Schritten, von der ersten Aufgabe bis zur Freitags-Routine.

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   Die Systeme verbinden, die du brauchst

   In der Superkind-App verbindest du HubSpot (oder Salesforce) für Pipeline, Microsoft Excel oder Google Sheets für die Teamarbeitsmappen und DATEV oder lexoffice für Umsatz. Jede Verbindung ist ein OAuth-Klick; Superkind holt sich nur die Berechtigungen, die es braucht. SharePoint dazu, wenn der fertige Bericht in einem Ordner landen soll.

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   Schreib Superkind die Aufgabe in Worten

   In Teams, Slack oder Outlook beschreibst du, was im Bericht stehen soll. Keine Vorlage, kein Filter-Assistent. Erster Satz: das Format („einseitige Zusammenfassung für die Vertriebsleitung"), dann die Zahlen, die er ziehen soll.

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   Superkind sammelt und entwirft

   Er zieht die Zahlen aus HubSpot, Excel, Google Sheets und DATEV über seine 1.500+ Integrationen, wendet eure KPI-Definitionen an (eure „gewichtete Pipeline", euer „Closed Won"), schreibt die Zahl plus einen kurzen Kommentar („Pipeline +12 % gegenüber Vorwoche, getragen von drei neuen Deals über 50.000 Euro") und bereitet die E-Mail, Teams-Nachricht oder Slack-Nachricht an Daniel vor.

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   Du gibst frei oder korrigierst

   Superkind zeigt dir den Entwurf und bittet um Freigabe, bevor etwas rausgeht. Du passt einen Satz an, korrigierst eine Zahl, gibst frei, der Bericht ist weg. Jede Korrektur landet im Company Brain, damit Superkind sie am nächsten Freitag ohne Nachfrage anwendet.

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   Der Bericht landet beim Empfänger

   Daniel bekommt den fertigen Bericht pünktlich in seinem Postfach oder Teams-Kanal. Hat er eine Rückfrage, stellt er sie Superkind direkt im selben Thread („welche drei Deals haben die 12 % getrieben?") - kein neues Tool, kein neuer Login.

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   Als Freitags-Routine speichern

   „Jeden Freitag um 15 Uhr Wochenbericht fürs Vertriebsteam an Daniel schicken." Superkind führt die Routine planmäßig aus, entwirft, bittet um deine Freigabe, verschickt. Wenn du im Urlaub bist, übernimmt die Vertretung die Freigabe in Teams oder Slack.

Als Freitags-Routine einrichten

Ein einmaliger Bericht ist nützlich. Eine Routine ändert den Freitagnachmittag. Jede Woche derselbe Ablauf: einmal fragen, freigeben, fertig. Die Routine selbst ist ein Satz in Teams oder Slack.

• Zeitplan und Vertretung - die Routine läuft zu einer festen Zeit (Freitag 14 Uhr) und weiß, wen sie um Freigabe fragt, wenn die Hauptfreigabe fehlt. Keine Woche fällt aus, weil die Teamleitung Urlaub hat.
• KPI-Definitionen bleiben - wie ihr letzte Woche „Closed Won" definiert habt, bleibt diese Woche so. Ändert sich die Definition, sagst du es einmal im Thread und die Routine wird aktualisiert.
• Highlights und Risiken - nach ein paar Durchläufen erkennt Superkind, was bei euch als Highlight zählt (ein Deal über einer Schwelle, ein Einbruch bei der Auslastung) und bringt sie ohne Nachfrage nach vorn.
• Einzelfragen im selben Kanal - mitten in der Woche kannst du sagen „zieh den Wochenbericht jetzt mit Montag bis Donnerstag" und Superkind macht es ad hoc, ohne die Routine anzufassen. Siehe Ad-hoc-Reporting für die Einzelfall-Seite.
• Der Bericht entwickelt sich - fragt Daniel nach einer neuen Kennzahl („Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter dazu"), sagst du es einmal, ab dem nächsten Freitag ist sie drin.

Datenschutz und EU-Hosting

Der Wochenbericht enthält Kundennamen, Deal-Summen, Mitarbeiterstunden und Projektmargen. Für ein Team in Deutschland oder der EU stockt genau hier vieles: Niemand will, dass der Freitagsbericht ohne AVV auf einem US-Server landet. Der praktische Standard ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Rechtsgrundlage nach Art. 6, ein Verzeichnis nach Art. 30 und eine Schulung zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689)⁵⁶.

Sicher ab Werk

Deine Daten bleiben in Europa, unter einem AVV, ohne Training mit deinen Daten.

• In Europa gehostet und verarbeitet
• DSGVO-konform
• Ausgerichtet am EU AI Act
• Kein Training mit deinen Daten
• AVV über das Trust Center

Für einen Wochenbericht mit Top-Deals pro Kunde, Auslastung pro Mitarbeiter oder Marge pro Projekt heißt das: Die Namen bleiben in der EU, das Modell lernt sie nicht, der AVV deckt den ganzen Weg von Outlook über HubSpot bis DATEV ab. Die KI-Modelle selbst (OpenAI, Anthropic, Mistral, Google) werden in Europa verarbeitet.

Andere Wege, den Wochenbericht zu bauen

Ein Wochenbericht lässt sich auf verschiedenen Wegen bauen. Ehrliche Vor- und Nachteile, keine erfundenen Schwächen.

Die ehrliche Linie: Ein Dashboard beantwortet „was sind die Zahlen?", Superkind beantwortet „was ist der Wochenbericht, und bitte verschicken". Beides steht nebeneinander. Für die Einzelfall-Variante siehe Ad-hoc-Reporting; für die Tools, die die Dashboards bauen, siehe die 10 besten KI-Tools für Ad-hoc-Berichte 2026.

5 häufige Fehler

• Die Aufgabe wie ein Dashboard-Lastenheft schreiben - eine Wand aus Feldern und Filtern wird nie ein lesbarer Bericht. Schreib es wie an einen Kollegen: „einseitige Zusammenfassung der Woche im Vertrieb", dann die Zahlen.
• KPI-Definitionen überspringen - ohne „so definieren wir gewichtete Pipeline" nimmt Superkind einen sinnvollen Standard, und du korrigierst Freitag. Drei, vier KPIs einmal in Worten festhalten, Problem weg.
• Keine Vertretung für die Freigabe - Teamleitung im Urlaub, keiner gibt frei, Bericht verpasst Freitag. Eine Zeile in der Routine („sonst Nadine fragen") verhindert das.
• Den Bericht ewig wachsen lassen - jedes Quartal fragt jemand nach einer weiteren Kennzahl, und der Freitagsbericht wird unlesbar. Einmal pro Quartal prüfen: Was hat Daniel wirklich gelesen, was fliegt raus.
• Den ersten Entwurf als Endstand nehmen - der erste Lauf einer Routine ist nie der endgültige. Rechne mit zwei bis drei korrigierten Sätzen in den ersten Freitagen; danach sitzt die Routine.

6 Tipps, damit der Bericht nützlich bleibt

1. Mit den drei Sätzen beginnen, die der Empfänger wirklich liest

Daniel liest den ersten Absatz, überfliegt die Zahlen und geht ins nächste Meeting. Mach die ersten drei Sätze zu denen, die zählen: die Headline-Zahl, die Richtung vs. Vorwoche, das eine Risiko. Superkind kann das, wenn du es in der Aufgabe sagst.

2. Weniger als sieben KPIs

Ein Wochenbericht mit zwölf Zahlen ist eine Arbeitsmappe, kein Bericht. Nimm die fünf bis sieben, die die Entscheidung für die nächste Woche treiben. Alles andere lebt im Dashboard oder im Ad-hoc-Bericht.

3. „Closed Won" im Company Brain festschreiben

Die schwierigsten Sätze in jedem Bericht sind die mit impliziter Definition. Schreib es einmal auf („Closed Won = Status Closed Won in HubSpot mit unterschriebenem Vertrag in DocuSign"), lege es ins Company Brain, und die Zahl ist jede Woche dieselbe.

4. Team zur KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung schulen

Eine kurze Session dazu, wie Superkind mit Daten umgeht, wo verarbeitet wird (EU) und wie die Freigabe läuft. Art. 4 der KI-Verordnung verlangt das für alle, die ab dem 2. Februar 2025 im Job mit KI arbeiten. Eine Stunde reicht für eine Wochenbericht-Routine.

5. Rohdaten anhängen, wenn es hilft

Daniel will manchmal die Dealliste hinter der Zahl sehen. Bitte Superkind, die HubSpot- oder Excel-Datei an die Freitagsmail zu hängen oder sie in SharePoint abzulegen und zu verlinken. Kein separater Export-Schritt.

6. Routine einmal pro Quartal prüfen

Einmal im Quartal 15 Minuten: Hat Daniel auf den Bericht reagiert, welche Kennzahlen hat er im Meeting zitiert, welche kamen nie vor. Raus mit dem, was keiner liest; rein mit dem, was mehrmals ad hoc kam. Die Routine bleibt scharf.

Von der ersten Aufgabe zur eigenen App

Mit Superkind bleiben die Daten vom ersten Wochenbericht bis zu eurer eigenen Reporting-App in Europa. Vier Stufen, am Wochenbericht erzählt.

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   In Minuten startklar

   Kostenlos anmelden, Superkind in Teams bitten, den Bericht für diesen Freitag aus HubSpot und der Excel-Mappe zu entwerfen, und bis 15 Uhr steht er.

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   Aus Aufgaben werden Abläufe

   „Jeden Freitag um 15 Uhr Wochenbericht an Daniel." Superkind läuft planmäßig, entwirft, bittet um deine Freigabe, verschickt. Du erklärst das Format einmal, es läuft.

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   Lernt ab Tag 1 mit

   Jede Korrektur landet im Company Brain: KPI-Definitionen, wie ihr Highlights formuliert, wer welchen Abschnitt sieht. Dieses Wissen geht nie verloren, auch nicht, wenn eine Teamleitung geht.

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   Eure eigene Reporting-App, ohne neu zu starten

   Wenn es komplexer wird (ein Wochenbericht pro Team, Monats-Rollup, Verknüpfung zum Projekt-Dashboard), baut ihr eigene Lösungen und eure eigene App auf der Superkind-Plattform mit 1.500+ Integrationen: eure Super App. Selbst gebaut oder mit uns. Alles gehört euch.

Fazit

Der Wochenbericht ist das Freitagsritual, das niemand gern macht und das alle brauchen. Superkind übernimmt die langsame Hälfte (Sammeln aus HubSpot, Excel, Google Sheets, DATEV, SharePoint über 1.500+ Integrationen) und die Entwurfs-Hälfte (Text mit euren KPI-Definitionen) und bittet dich vor dem Versand an Daniel um Freigabe. Routine einmal in Teams oder Slack setzen, einmal im Quartal prüfen, und der Freitagnachmittag ist kein Rennen mehr. Fang mit dem Bericht dieses Freitags als erste Aufgabe an, kostenlos, und lass die nächsten Wochen als Routine laufen. Siehe Projekt-Reporting für die Lösungsseite und Teams-Meetings zusammenfassen für die Meeting-Seite daneben.

Häufige Fragen

Henri Jung

Mitgründer von Superkind, dem KI-Mitarbeiter, dem Teams in Outlook, Teams und Slack schreiben. Henri hilft Unternehmen, vom kleinen Team bis zum Mittelstand, ihre Routinearbeit an KI abzugeben - ohne neue Tools, Berater oder eigenes KI-Team.