Wer den Projektstatus wissen will, muss den Bearbeiter fragen und warten.
Ein deutscher Bau- und Immobilien-Projektentwickler mit eigener Planungstochter betreut tausende Altprojekte und ein laufendes Portfolio, das niemand mehr im Kopf hat. Das Wissen über Baurechtsverfahren steckt in den Köpfen erfahrener Architekten: wie aus einem Bebauungsplan eine Bauvoranfrage wird, daraus ein Bauantrag und daraus eine Tektur. Aufgeschrieben ist davon nichts.
Die Unterlagen liegen über viele Ablageorte verstreut: ein Teams- und SharePoint-Kanal pro Projekt, eine Austauschplattform für externe Beteiligte und ein altes Netzlaufwerk, das nie aufgeräumt wurde. Ein einziger Bauantrag ist ein Ordner mit rund 30 PDFs, geprüft gegen eine Anforderungsliste des Bauamts mit etwa 50 Punkten.
Dazu kommen zwei stille Risiken. Die Versionen: Das neueste Datum ist nicht zwingend die gültige Fassung, weil eine Datei mit dem Zusatz „final“, eine mit „nachgereicht final“, ein Prüfordner und ein Archiv nebeneinander liegen. Und die Fristen: Baugenehmigungen erlöschen nach zwei bis drei Jahren, ohne dass jemand daran erinnert.
Wir haben den Prozess zuerst aufgeschrieben, dann den Umfang klein geschnitten.
Es gab keine Dokumentation zu lesen, also haben wir sie erzeugt. Und die Bedingungen des Kunden wurden zur Spezifikation: Niemand soll mit falschen Informationen loslaufen, deshalb zeigt jede Antwort ihre Quelle. Die Rechte bleiben so, wie sie heute im Dateisystem sind. Und alles, was der KI-Mitarbeiter neu formuliert, braucht eine menschliche Freigabe.
- Wissen aus den Köpfen holen: Der Fachverantwortliche hat den Genehmigungsprozess einmal komplett erzählt, von der Bauvoranfrage bis zur Tektur, bevor jemand versucht hat, ihn zu modellieren.
- Prozess zeichnen und korrigieren lassen: Wir haben den Ablauf gezeichnet und zurückgespiegelt. Die Korrekturen des Kunden, nicht unser Entwurf, wurden zur Prozesslandkarte: welches Dokument wann Pflicht ist, wer zeichnet, welche Frist zu laufen beginnt.
- Bewusst klein starten: Der Kunde hat es selbst so formuliert: erst die Basis, dann der Rest. Die Anbindung der Behördenportale und die BIM-Integration wurden schriftlich auf später verschoben, statt sie zu versprechen.
- Pilot an einem echten Projekt: Die erste Version deckt drei Dinge ab: Dokumente finden, Verfahrenswissen nachschlagen, Statusfragen beantworten. Ein laufendes Projekt war der Pilot, eine benannte Person auf Kundenseite hat entschieden.
80 Prozent macht der KI-Mitarbeiter. An zwei Stellen entscheidet der Mensch.
Der KI-Mitarbeiter indexiert die verstreuten Ablageorte und ordnet jede Datei einem Projekt und einer Verfahrensstufe zu. Daraus leitet er den Status ab: in Bearbeitung, eingereicht, Nachforderung offen oder genehmigt. Er prüft die eingereichten Unterlagen gegen die rund 50 Punkte der Bauamtsliste und nennt die Lücken. Jede Antwort zeigt die Quelle, den Link zum Fundort und einen Hinweis, wie sicher sie ist.
Zwei Stationen bleiben beim Menschen. Erstens die Freigabe: Alles, was der KI-Mitarbeiter neu formuliert, landet in einem separaten Bereich und wandert erst nach Prüfung ins Freigabe-Verzeichnis. Freigegebenes und noch nicht freigegebenes Wissen stehen nie in derselben Ansicht. Zweitens die Fristen: Der KI-Mitarbeiter meldet eine ablaufende Genehmigung an eine benannte Person, aber ob verlängert, neu beantragt oder das Projekt gestoppt wird, entscheidet der Mensch.
Wo stehen wir beim Bauantrag für dieses Projekt, und was muss als Nächstes passieren?
Ein Feld ist zur Prüfung markiert: der Versionskonflikt. Der KI-Mitarbeiter kürt zwischen zwei Dateien keinen Sieger, er nennt beide Fundorte und lässt den Menschen entscheiden.
Das war vorher, das ist heute.
So lief das Projekt-Reporting vorher, und so läuft es heute mit dem KI-Mitarbeiter. Konservativ gerechnet spart das rund 80 Prozent der aktiven Arbeitszeit pro Statusfrage, und die Wartezeit fällt ganz weg.
| Vorher | Heute | |
|---|---|---|
| Projektstatus | Nachfragen beim Bearbeiter, Stunden bis Tage warten | Antwort in unter einer Minute, mit Quelle und Link |
| Status-Meetings | Feste Runde, damit alle den Stand kennen | Nur noch für Entscheidungen, nicht für Statusabfragen |
| Vollständigkeitscheck | Manuell gegen die rund 50 Punkte des Bauamts | Automatisch, mit markierten Lücken |
| Dokument finden | Suchen über Teams, Plattform und Netzlaufwerk | Direkter Link zum genauen Fundort |
| Fristen | Genehmigungen laufen still ab | Wächter meldet vorher an eine benannte Person |
| Prozesswissen | Nur in den Köpfen erfahrener Architekten | Schriftliche Wissensbasis, von Menschen freigegeben |
* Ausgangslage dokumentiert im Prozess-Mapping mit dem Fachbereich, 2026. Einsparung konservativ gerechnet: vorher rund 3 Minuten beim Fragenden plus rund 10 Minuten beim Bearbeiter, der seine Arbeit unterbricht und in mehreren Ablageorten sucht, macht rund 13 Minuten aktive Zeit; heute rund 1 Minute für Frage und Antwort plus rund 1 Minute zum Nachprüfen des Quellenlinks, macht rund 2 Minuten bei einer Person. Die Wartezeit von Stunden bis Tagen ist dabei nicht eingerechnet. Die Zeit für Status-Meetings ist als Bandbreite angegeben, weil sie je Team unterschiedlich ausfällt. Die Personenjahre sind die Schätzung des Kunden für eine manuelle Aufarbeitung der Altprojekte, kein Messwert von uns.
Wie baut man so einen KI-Mitarbeiter technisch?
Das Wissen aus diesem Projekt zum Mitnehmen, egal ob ihr mit uns baut oder selbst:
Dokumente verstehen: Sprachmodelle statt Stichwortsuche
Eine Stichwortsuche findet Dateinamen, aber sie versteht nicht, dass eine Eingangsbestätigung des Bauamts eine Verfahrensstufe belegt. Modelle wie Claude von Anthropic oder GPT von OpenAI lesen Bescheide, Protokolle und Pläne im Zusammenhang und ordnen sie einer Stufe zu. Für gescannte Altunterlagen kommt ein Vision-Modell davor.
Indexierung: an die bestehenden Ablagen andocken
Über die Microsoft-Graph-Schnittstelle hängt der KI-Mitarbeiter an SharePoint und Teams, dazu kommen die Austauschplattform und das alte Netzlaufwerk. Es entsteht keine neue Plattform und kein Systemwechsel. Wichtig: Der Index wird pro Nutzer und zur Abfragezeit gefiltert, sonst wird aus einem verstreuten Ordner ein Leck.
Retrieval: Quellen verlinken statt Inhalte kopieren
Der KI-Mitarbeiter legt keine zweite Kopie eurer Unterlagen an. Er merkt sich, wo etwas steht, und verlinkt den Fundort. So bleibt die Ablage die einzige Wahrheit, Rechte und Löschungen wirken sofort, und niemand pflegt zwei Stände parallel.
Regeln statt KI, wo Regeln reichen
Fristenlogik und Pflichtunterlagen sind feste Regeln, keine Modellentscheidung, und sie unterscheiden sich je Bundesland, weil Baurecht Landesrecht ist. Der Fachbereich pflegt diese Regeln selbst. Beim Versionskonflikt gilt die härteste Regel: nie raten, immer zurückfragen.
UX: die Oberfläche entscheidet über die Akzeptanz
Drei Dinge haben hier aus Skepsis Zustimmung gemacht. Jede Antwort kommt mit Link zum Fundort und einem Hinweis, wie sicher sie ist. Alles KI-Erzeugte liegt in einem eigenen Bereich, bis eine benannte Person es ins Freigabe-Verzeichnis schiebt. Und ein Fristen-Dashboard zeigt auf einen Blick, welche Genehmigung wann ausläuft und wer zuständig ist.
Was kostet das im Vergleich?
Superkind rechnet pro Use Case ab. Der Preis wächst mit dem Projektvolumen, nicht mit dem Personalbestand. Hier die ehrliche Gegenüberstellung:
| Status per Nachfragen | PM-Software | Superkind KI-Mitarbeiter | |
|---|---|---|---|
| Kosten | Keine Lizenz, dafür Wartezeit bei jeder Frage | 10 bis 30 € pro Nutzer und Monat, plus die Zeit für die Pflege | Preis pro Use Case, ein Bruchteil einer Vollzeitstelle |
| Was ist enthalten | Das Wissen im Kopf des Bearbeiters | Aufgaben, Termine und Berichte, aber nur wenn jemand sie von Hand pflegt | Suchen, Zuordnen, Vollständigkeitscheck, Fristen und Antwort mit Quelle |
| Woher der Status kommt | Aus dem Gedächtnis einzelner Personen | Aus dem, was jemand ins Tool getippt hat | Aus den echten Dateien in Teams, SharePoint und Laufwerk |
| Skaliert mit | Mehr Personal | Mehr Lizenzen und mehr Pflegeaufwand | Projektvolumen, ohne neue Stellen |
| Ausnahmen | Bleiben beim Bearbeiter liegen | Stehen gar nicht erst im Tool | Gehen markiert an einen Menschen |
| Einführung | Keine, es bleibt wie es ist | Wochen bis Monate, plus Pflegedisziplin im Team | 2 bis 3 Wochen bis zur ersten produktiven Version |
Der ehrliche Vergleich sind die vollen Kosten des heutigen Zustands: die Nachfragen, das Suchen über mehrere Ablageorte und die Genehmigungen, die erlöschen, weil niemand hingesehen hat.
Was wir aus diesem Projekt gelernt haben.
Das Schwierige ist nicht, Projektdokumente zu finden. Das Schwierige ist, aus verstreuten Dateien einen Status abzuleiten, dem ein Architekt vertraut. Vertrauen entsteht hier nicht über eine Prozentzahl, sondern über einen Link: Wer zweifelt, öffnet die Quelle und sieht in Sekunden, ob die Aussage stimmt. Eine Konfidenzzahl allein kann niemand nachprüfen.
Der unterschätzte Nebeneffekt: Die Prozessdokumentation entsteht ganz nebenbei. Damit ein KI-Mitarbeiter verlässlich antwortet, muss jemand formulieren, welches Dokument auf welcher Stufe Pflicht ist und welche Frist wann zu laufen beginnt. Genau diese Beschreibung ist die Dokumentation, für die dieses Unternehmen nie Zeit hatte. Sie bleibt wertvoll, auch unabhängig von der Software.
Wofür es sich nicht eignet: Bei einer Handvoll paralleler Projekte hat der Bearbeiter den Status ohnehin im Kopf. Ohne digitale Ablage fehlt die Grundlage, denn was nie gescannt wurde, kann niemand durchsuchen. Und wenn niemand die Freigaben verantwortet, bleibt neues Wissen liegen und die Wissensbasis geht nie live.
