Superkind für Ausschreibungen & Vergabe

Bei jeder Ausschreibung kehrt dieselbe Arbeit wieder: Anforderungen zusammentragen, Lieferanten anschreiben, Angebote vergleichen, den Zuschlag dokumentieren. Diese Arbeit gibst du an Superkinds ab. Du beschreibst sie einmal in Slack, Teams oder per E-Mail, sie erledigen sie in deinen Programmen, und kein Zuschlag wird erteilt, bevor du zustimmst.

Superkind Team

Alle Beispiele spielen bei der Schneider GmbH, einer erfundenen Firma

Lerne die Ausschreibungs-Superkinds kennen

Vier Superkinds, jedes mit einer klaren Aufgabe. Alle teilen sich dasselbe Firmenwissen, der Zuschlag-Schreiber kennt also den Vergleich vom Angebots-Vergleicher

Eine Ausschreibung vom Bedarf bis zum Zuschlag

So läuft die Beschaffung neuer Dichtungen bei der Schneider GmbH durch die vier Superkinds

DuSlack

@Superkind Wir brauchen neue Dichtungen für die P4-Serie. Schreib das aus.

  1. Anforderungs-Sammler

    sammelt die technischen Anforderungen und erstellt das Leistungsverzeichnis

    Leistungsverzeichnis
  2. Ausschreibungs-Versender

    schickt die Ausschreibung an passende Lieferanten

    Ausschreibungsmail Mit deiner Freigabe
  3. Angebots-Vergleicher

    vergleicht die eingehenden Angebote nach Preis, Lieferzeit und Qualität

    Angebotsvergleich
  4. Zuschlag-Schreiber

    dokumentiert den Zuschlag und informiert alle Beteiligten

    Zuschlagsdokumentation Mit deiner Freigabe
Ergebnis

Der Zuschlag ist erteilt und dokumentiert.

SharePointOutlookWord

Anforderungs-Sammler: weiß, was gebraucht wird

Fragt die Fachabteilung per E-Mail nach den technischen Anforderungen und fasst alles in einem Leistungsverzeichnis in Word zusammen

Einkauf
Du9:00

@Superkind Frag die Technik nach den Anforderungen für die P4-Dichtungen.

Anforderungs-SammlerSuperkind9:03

Die Anforderungen sind zusammengetragen. Das Leistungsverzeichnis ist fertig:

LV Dichtungen P4-SerieWord · 12 Positionen · technische Spezifikation

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Anforderungs-Sammler. Frag die Fachabteilung und erstell das Leistungsverzeichnis."

  2. Verbinde SharePoint, Outlook und Word. Superkind nutzt die bestehende Vorlage für Leistungsverzeichnisse.

  3. Hinterleg die Ansprechpartner pro Fachbereich im Firmenwissen.

OutlookSharePointExcel

Ausschreibungs-Versender: erreicht die richtigen Lieferanten

Wählt aus der Lieferantenliste in Excel die passenden Anbieter, hängt das Leistungsverzeichnis an und verschickt die Ausschreibung per E-Mail

einkauf
Du10:30

@Superkind Verschick die Ausschreibung an unsere Dichtungslieferanten.

Ausschreibungs-VersenderSuperkind10:32

Die Ausschreibung geht an vier Lieferanten. Alle warten auf deine Freigabe:

  • Müller Stahl Dichtungen, bewährt Wartet auf dich
  • Weber Technik Dichtungen, neu Wartet auf dich
  • Kraus Industrie Dichtungen, regional Wartet auf dich

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Ausschreibungs-Versender. Wähle passende Lieferanten und verschick die Unterlagen."

  2. Pflege die Lieferantenliste in Excel mit Kategorien. Superkind wählt die richtigen Anbieter aus.

  3. Bestätige die Regel: „Keine Ausschreibung geht raus ohne meine Freigabe."

ExcelOutlookSharePoint

Angebots-Vergleicher: macht die Entscheidung einfach

Liest die eingehenden Angebote aus dem Postfach, trägt die Daten in eine Vergleichstabelle in Excel ein und markiert den günstigsten Anbieter

Einkauf
Du14:00

@Superkind Drei Angebote sind da. Vergleich sie.

Angebots-VergleicherSuperkind14:03

Der Vergleich steht. Hier die Übersicht:

  • Müller Stahl 12.400 €, 14 Tage
  • Weber Technik 11.800 €, 21 Tage
  • Kraus Industrie 12.100 €, 10 Tage

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Angebots-Vergleicher. Vergleich alle eingehenden Angebote automatisch."

  2. Leg die Vergleichskriterien fest: Preis, Lieferzeit, Qualitätsbewertung. Superkind nutzt die Gewichtung aus dem Firmenwissen.

  3. Verbinde Outlook und Excel. Superkind erkennt Angebote im Postfach und trägt die Daten ein.

OutlookWordSharePoint

Zuschlag-Schreiber: macht den Abschluss

Erstellt die Zuschlagsdokumentation in Word, schreibt die Zusage an den Gewinner und die Absagen an die anderen Anbieter

einkauf
Du16:00

@Superkind Der Zuschlag geht an Kraus Industrie. Dokumentier das und informier alle.

Zuschlag-SchreiberSuperkind16:02

Die Dokumentation ist fertig. Zusage und Absagen warten auf deine Freigabe:

  • Zuschlag Kraus Industrie, dokumentiert Erledigt
  • Zusage an Kraus Industrie Wartet auf dich
  • Absagen an Müller Stahl, Weber Technik Wartet auf dich

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Zuschlag-Schreiber. Dokumentier den Zuschlag und informier alle Lieferanten."

  2. Verbinde Word und SharePoint. Superkind nutzt die Vorlage für Vergabedokumentationen.

  3. Bestätige die Regel: „Zusagen und Absagen an Lieferanten brauchen meine Freigabe."

Häufige Fragen

Schickt Superkind Zusagen ohne mich?

Nein. Ausschreibungen, Zusagen und Absagen legt Superkind dir immer vorher vor. Nur interne Schritte wie der Angebotsvergleich laufen automatisch.

Kann ich die Vergleichskriterien ändern?

Ja. Du legst Preis, Lieferzeit und andere Kriterien fest und gewichtest sie. Die Regeln gelten für alle Ausschreibungen, und du kannst sie jederzeit anpassen.

Wissen die Superkinds, welche Lieferanten wir haben?

Ja. Die Lieferantenliste liegt im Firmenwissen, und alle Superkinds greifen darauf zu. Neue Lieferanten trägst du einmal ein.

Was kostet das?

Du kannst Superkind kostenlos testen, mit bis zu 150 Stunden Arbeit und ohne Kreditkarte. Business gibt es ab 50 € im Monat für unbegrenzt viele Nutzer. 1 € erledigt rund eine Stunde Arbeit. Alle Pläne stehen auf der Preisseite.

Sind meine Daten sicher?

Superkind hält Speicherung und KI-Modelle in der EU, ist DSGVO-konform und am EU AI Act ausgerichtet. Mit deinen Daten wird kein Modell trainiert.

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