Superkind für Dokumentenmanagement

Bei Dokumenten kommt jeden Tag dieselbe Arbeit: ablegen, Versionen pflegen, Freigaben einholen, Vorlagen bereitstellen. Diese Arbeit gibst du an Superkinds ab. Du beschreibst sie einmal in Slack, Teams oder per E-Mail, sie erledigen sie in deinen Programmen, und nichts geht raus, bevor du es freigibst.

Superkind Team

Alle Beispiele spielen bei der Schneider GmbH, einer erfundenen Firma

Lerne die Dokumenten-Superkinds kennen

Vier Superkinds, jedes mit einer klaren Aufgabe. Alle teilen sich dasselbe Firmenwissen, der Freigabe-Einholder kennt also die Versionen des Versions-Pflegers

Ein neues Produktblatt, vom Entwurf bis zur Freigabe

So läuft das Produktblatt für den Nachrüstsatz P4 bei der Schneider GmbH durch die vier Superkinds

DuMicrosoft Teams

@Superkind Wir brauchen ein Produktblatt für den Nachrüstsatz P4. Leg es an und hol die Freigabe.

  1. Dokument-Ableger

    legt das Dokument in SharePoint an und füllt die Vorlage

    Entwurf in SharePoint
  2. Versions-Pfleger

    versioniert den Entwurf und markiert Änderungen

    Version 1.0
  3. Freigabe-Einholder

    holt die Freigabe von den zuständigen Kollegen ein

    Freigabeprotokoll Mit deiner Freigabe
  4. Vorlagen-Bereitsteller

    stellt die freigegebene Version als Vorlage bereit

    Vorlage verfügbar
Ergebnis

Das Produktblatt ist freigegeben und als Vorlage verfügbar.

SharePointOutlookWord

Dokument-Ableger: bringt jedes Dokument an seinen Platz

Erstellt Dokumente aus der Vorlage, füllt die bekannten Felder und legt sie im richtigen Ordner in SharePoint ab

Dokumente
Du9:00

@Superkind Leg ein Produktblatt für den Nachrüstsatz P4 an. Nimm die Vorlage.

Dokument-AblegerSuperkind9:03

Produktblatt angelegt. Produktname und technische Daten sind aus dem Firmenwissen eingesetzt:

  • Produktblatt P4 in SharePoint abgelegt Erledigt
  • Vorlage korrekt übernommen Erledigt
  • Technische Daten bitte prüfen Wartet auf dich

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Dokument-Ableger. Leg neue Dokumente aus der Vorlage in SharePoint an."

  2. Verbinde SharePoint und Word. Superkind fragt nach den Vorlagen und der Ordnerstruktur.

  3. Sag, welche Felder automatisch gefüllt werden: „Produktname und Datum aus dem Firmenwissen."

SharePointWordSlack

Versions-Pfleger: weiß, was sich geändert hat

Erstellt bei jeder Änderung eine neue Version, markiert die Unterschiede und informiert dich in Slack

dokumente
Du11:00

@Superkind Ich habe das Produktblatt P4 überarbeitet. Leg eine neue Version an.

Versions-PflegerSuperkind11:02

Version 1.1 angelegt. Änderungen gegenüber 1.0 markiert:

  • Technische Daten Leistung aktualisiert Erledigt
  • Maße neu hinzugefügt Erledigt
  • Preis unverändert

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Versions-Pfleger. Leg bei jeder Änderung eine neue Version an."

  2. Verbinde SharePoint und Word. Superkind erkennt Änderungen und markiert sie automatisch.

  3. Sag, wie die Versionen heißen: „1.0, 1.1, 2.0 nach Freigabe." Superkind nummeriert automatisch.

OutlookSharePointSlack

Freigabe-Einholder: bringt jede Unterschrift zusammen

Schickt das Dokument per E-Mail an die Freigeber, sammelt die Rückmeldungen und meldet dir den Stand

Dokumente
Du14:00

@Superkind Hol die Freigabe für das Produktblatt P4 bei Technik und Vertrieb ein.

Freigabe-EinholderSuperkind14:02

Freigabeanfrage verschickt. Stand:

  • Technik freigegeben Erledigt
  • Vertrieb noch offen Wartet auf dich
  • Geschäftsführung noch nicht angefragt

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Freigabe-Einholder. Schick Dokumente zur Freigabe an die Kollegen."

  2. Verbinde Outlook und SharePoint. Superkind schickt die Freigabeanfrage und sammelt die Antworten.

  3. Leg die Freigabekette fest: „Erst Technik, dann Vertrieb, dann Geschäftsführung."

SharePointWordOutlook

Vorlagen-Bereitsteller: macht aus dem Dokument die Vorlage

Nimmt das freigegebene Dokument, räumt die variablen Felder leer und stellt es als Vorlage in SharePoint bereit

dokumente
Du16:00

@Superkind Das Produktblatt P4 ist freigegeben. Mach eine Vorlage daraus.

Vorlagen-BereitstellerSuperkind16:03

Vorlage erstellt und in SharePoint abgelegt:

Vorlage ProduktblattSharePoint · Ordner Vorlagen

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Vorlagen-Bereitsteller. Mach aus freigegebenen Dokumenten Vorlagen."

  2. Verbinde SharePoint und Word. Superkind räumt die variablen Felder leer und legt die Vorlage ab.

  3. Sag, wo Vorlagen liegen: „Im Ordner Vorlagen in SharePoint." Superkind legt sie dort ab.

Häufige Fragen

Verschickt Superkind Dokumente ohne mich?

Nur wenn du das willst. Du legst fest, was ein Superkind allein erledigen darf und wofür es deine Freigabe braucht. Freigabeanfragen und Vorlagen legt es dir vorher vor.

Funktioniert das mit meinem DMS?

Superkind hat 1.700+ Anbindungen, darunter SharePoint, Google Drive, Dropbox und Confluence. Es arbeitet in dem System, das du schon hast.

Kann Superkind mit vertraulichen Dokumenten umgehen?

Du bestimmst, auf welche Ordner ein Superkind zugreifen darf. Superkind speichert Daten in der EU und nutzt KI-Modelle in der EU. Mit deinen Daten wird kein Modell trainiert.

Was kostet das?

Du kannst Superkind kostenlos testen, mit bis zu 150 Stunden Arbeit und ohne Kreditkarte. Business gibt es ab 50 € im Monat für unbegrenzt viele Nutzer. 1 € erledigt rund eine Stunde Arbeit. Alle Pläne stehen auf der Preisseite.

Sind meine Daten sicher?

Superkind hält Speicherung und KI-Modelle in der EU, ist DSGVO-konform und am EU AI Act ausgerichtet. Mit deinen Daten wird kein Modell trainiert.

Weitere Anwendungsfälle

Die anderen Abteilungen und ihre Superkinds

Bereit für deinen ersten KI-Mitarbeiter?

Superkind ausprobieren