Superkind für Rechnungsprüfung

In der Rechnungsprüfung läuft bei jeder Rechnung dasselbe: Daten abgleichen, Abweichungen suchen, Freigabe einholen, Zahlung anstoßen. Diese Arbeit gibst du an Superkinds ab. Du beschreibst sie einmal in Slack, Teams oder per E-Mail, sie erledigen sie in deinen Programmen, und keine Zahlung geht raus, bevor du sie freigibst.

Superkind Team

Alle Beispiele spielen bei der Schneider GmbH, einer erfundenen Firma

Lerne die Rechnungsprüfungs-Superkinds kennen

Vier Superkinds, jedes mit einer klaren Aufgabe. Alle teilen sich dasselbe Firmenwissen, der Zahlungs-Auslöser kennt also die Freigaben vom Freigabe-Einholder

Eine Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung

So läuft eine Lieferantenrechnung bei der Schneider GmbH durch die vier Superkinds

DuSlack

@Superkind Eine Rechnung von Müller Stahl ist eingegangen. Prüf sie und kümmere dich um die Zahlung.

  1. Rechnungs-Prüfer

    gleicht die Rechnung mit der Bestellung und dem Lieferschein ab

    Prüfbericht
  2. Abweichungs-Melder

    meldet Abweichungen bei Menge oder Preis

    Abweichungsliste
  3. Freigabe-Einholder

    holt die Freigabe beim zuständigen Abteilungsleiter ein

    Freigabe Mit deiner Freigabe
  4. Zahlungs-Auslöser

    stößt die Zahlung an und archiviert die Rechnung

    Zahlungsauftrag Mit deiner Freigabe
Ergebnis

Die Rechnung ist geprüft, freigegeben und bezahlt.

SAP Business OneExcelOutlook

Rechnungs-Prüfer: findet jeden Unterschied

Liest die Rechnung, vergleicht Positionen, Mengen und Preise mit der Bestellung in SAP und dem Lieferschein in Excel

buchhaltung
Du8:30

@Superkind Prüf die Rechnung RE-4521 von Müller Stahl gegen die Bestellung.

Rechnungs-PrüferSuperkind8:32

Die Rechnung ist abgeglichen. Eine Abweichung gefunden:

  • Position 1 Menge stimmt Erledigt
  • Position 2 Preis weicht ab (+ 3 %)
  • Lieferschein Mengen stimmen Erledigt

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Rechnungs-Prüfer. Gleich jede eingehende Rechnung mit der Bestellung ab."

  2. Verbinde SAP, Excel und Outlook. Superkind liest die Bestelldaten aus SAP und die Lieferscheine aus Excel.

  3. Leg die Toleranz fest: „Melde Abweichungen ab 2 %." Superkind merkt sich das.

OutlookSAP Business OneSlack

Abweichungs-Melder: lässt nichts durchgehen

Nimmt die gefundenen Abweichungen, schreibt eine klare Zusammenfassung und schickt sie an den zuständigen Einkäufer

Buchhaltung
Du9:00

@Superkind Melde die Abweichung bei RE-4521 an den Einkauf.

Abweichungs-MelderSuperkind9:01

Die Meldung ist an Frau Weber im Einkauf geschickt. Position 2: Preis 3 % über Bestellung.

  • RE-4521, Pos. 2 +3 % Preisabweichung
  • Einkauf informiert Frau Weber Erledigt
  • Klärung wartet auf Antwort Wartet auf dich

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Abweichungs-Melder. Melde jede Abweichung an den zuständigen Einkäufer."

  2. Hinterleg im Firmenwissen, wer für welchen Lieferanten zuständig ist.

  3. Bestätige die Regel: „Meldungen an interne Kollegen gehen automatisch. Meldungen an Lieferanten brauchen meine Freigabe."

OutlookSlackSAP Business One

Freigabe-Einholder: bringt die Unterschrift

Schickt dem zuständigen Abteilungsleiter die geprüfte Rechnung mit einer Zusammenfassung und wartet auf die Freigabe

buchhaltung
Du10:30

@Superkind Hol die Freigabe für RE-4521 bei Herrn Braun.

Freigabe-EinholderSuperkind10:31

Die Freigabe-Anfrage ist an Herrn Braun in #einkauf geschickt:

Freigabe RE-4521Rechnung · Prüfbericht · Zusammenfassung

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Freigabe-Einholder. Hol die Freigabe beim zuständigen Abteilungsleiter."

  2. Hinterleg die Freigaberegeln: wer darf bis zu welchem Betrag freigeben. Superkind fragt die richtige Person.

  3. Sag, wie oft nachgehakt wird: „Erinner nach zwei Tagen, wenn keine Antwort kommt."

SAP Business OneDATEVOutlook

Zahlungs-Auslöser: bezahlt pünktlich

Nimmt die freigegebene Rechnung, legt den Zahlungsauftrag in SAP oder DATEV an und archiviert alles in der richtigen Ablage

Buchhaltung
Du14:00

@Superkind RE-4521 ist freigegeben. Stoß die Zahlung an.

Zahlungs-AuslöserSuperkind14:01

Zahlungsauftrag in SAP angelegt. Rechnung archiviert:

  • Zahlungsauftrag in SAP angelegt Wartet auf dich
  • Fälligkeitsdatum 15. November
  • Archivierung in der Ablage Erledigt

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Zahlungs-Auslöser. Leg nach der Freigabe den Zahlungsauftrag an."

  2. Verbinde SAP und DATEV. Superkind legt den Auftrag an, du gibst die Zahlung frei.

  3. Bestätige die Regel: „Zahlungen über 5.000 € brauchen meine Freigabe. Darunter läuft es automatisch."

Häufige Fragen

Zahlt Superkind Rechnungen ohne mich?

Nur wenn du das willst. Du legst Beträge und Regeln fest. Über deiner Grenze geht nichts raus, bevor du es freigibst.

Welche Buchhaltungsprogramme funktionieren?

SAP, DATEV, lexoffice und viele mehr. Superkind hat 1.700+ Anbindungen. Ein neues Programm muss niemand lernen.

Was passiert bei einer Abweichung?

Der Abweichungs-Melder informiert den zuständigen Einkäufer. Die Rechnung wird erst freigegeben, wenn die Abweichung geklärt ist.

Was kostet das?

Du kannst Superkind kostenlos testen, mit bis zu 150 Stunden Arbeit und ohne Kreditkarte. Business gibt es ab 50 € im Monat für unbegrenzt viele Nutzer. 1 € erledigt rund eine Stunde Arbeit. Alle Pläne stehen auf der Preisseite.

Sind meine Daten sicher?

Superkind hält Speicherung und KI-Modelle in der EU, ist DSGVO-konform und am EU AI Act ausgerichtet. Mit deinen Daten wird kein Modell trainiert.

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