Superkind für Schichtplanung

In der Schichtplanung ist jede Woche dasselbe Spiel: Verfügbarkeiten abfragen, Schichten zuteilen, Tauschanfragen bearbeiten, Überstunden im Blick behalten. Diese Arbeit gibst du an Superkinds ab. Du beschreibst sie einmal in Slack, Teams oder per E-Mail, sie erledigen sie in deinen Programmen, und kein Plan geht raus, bevor du ihn freigibst.

Superkind Team

Alle Beispiele spielen bei der Schneider GmbH, einer erfundenen Firma

Lerne die Schichtplanungs-Superkinds kennen

Vier Superkinds, jedes mit einer klaren Aufgabe. Alle teilen sich dasselbe Firmenwissen, der Tausch-Manager kennt also den Plan des Schicht-Verteilers

Ein Schichtplan von der Abfrage bis zur Freigabe

So entsteht der Wochenplan für die Fertigung der Schneider GmbH durch die vier Superkinds

DuSlack

@Superkind Nächste Woche planen. Frag die Verfügbarkeiten ab und erstell den Schichtplan.

  1. Verfügbarkeits-Sammler

    fragt die Verfügbarkeiten bei allen Mitarbeitern ab

    Verfügbarkeitsliste
  2. Schicht-Verteiler

    verteilt die Schichten nach Qualifikation und Wunsch

    Schichtplan Mit deiner Freigabe
  3. Tausch-Manager

    bearbeitet Tauschanfragen und passt den Plan an

    Aktualisierter Plan Mit deiner Freigabe
  4. Überstunden-Melder

    meldet die Überstunden der Woche

    Überstundenbericht
Ergebnis

Der Schichtplan steht, alle wissen Bescheid, und die Überstunden sind dokumentiert.

OutlookExcelPersonio

Verfügbarkeits-Sammler: weiß, wer wann kann

Schickt jedem Mitarbeiter die Abfrage per E-Mail, sammelt die Antworten und trägt sie in Excel ein

fertigung
Du8:00

@Superkind Frag die Verfügbarkeiten für nächste Woche ab.

Verfügbarkeits-SammlerSuperkind8:01

Abfrage an 24 Mitarbeiter verschickt. 18 haben geantwortet, 6 stehen noch aus.

  • Geantwortet 18 von 24
  • Ausstehend 6 Mitarbeiter Wartet auf dich
  • Urlaub 3 Mitarbeiter eingetragen

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Verfügbarkeits-Sammler. Frag jeden Mittwoch die Verfügbarkeiten für die nächste Woche ab."

  2. Verbinde Outlook, Excel und Personio. Superkind kennt die Mitarbeiterliste und die Urlaubstage.

  3. Sag, wann die Frist endet: „Bis Donnerstag 12 Uhr. Danach erinnern." Superkind speichert das als Routine.

ExcelPersonioGoogle Calendar

Schicht-Verteiler: macht den Plan, der für alle passt

Nimmt die Verfügbarkeiten, die Qualifikationen aus Personio und die Wünsche und erstellt den Schichtplan in Excel

Fertigung
Du10:00

@Superkind Erstell den Schichtplan für nächste Woche.

Schicht-VerteilerSuperkind10:03

Schichtplan steht. Alle Schichten besetzt, zwei Wünsche berücksichtigt. Warte auf deine Freigabe.

Schichtplan KW 49Excel · 24 Mitarbeiter · 3 Schichten

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Schicht-Verteiler. Erstell aus den Verfügbarkeiten den Wochenplan."

  2. Verbinde Excel und Personio. Superkind kennt die Qualifikationen und berücksichtigt Wünsche.

  3. Bestätige die Regel: Kein Schichtplan wird veröffentlicht, ohne dass du ihn freigibst.

OutlookExcelSlack

Tausch-Manager: regelt jeden Schichttausch

Nimmt Tauschanfragen per E-Mail oder Slack entgegen, prüft ob der Tausch passt und aktualisiert den Plan

fertigung
Du13:00

@Superkind Müller und Schmidt wollen Dienstag tauschen.

Tausch-ManagerSuperkind13:01

Geprüft: beide qualifiziert für die jeweils andere Schicht. Plan ist angepasst. Warte auf deine Freigabe.

  • Müller von Früh auf Spät Wartet auf dich
  • Schmidt von Spät auf Früh Wartet auf dich
  • Qualifikation passt bei beiden Erledigt

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Tausch-Manager. Prüf jede Tauschanfrage und pass den Plan an."

  2. Verbinde Outlook und Excel. Superkind nimmt Anfragen per E-Mail und Slack entgegen.

  3. Bestätige die Regel: Kein Tausch wird eingetragen, ohne dass du ihn genehmigst.

PersonioExcelOutlook

Überstunden-Melder: zeigt dir, wer zu viel arbeitet

Gleicht die geplanten Stunden in Excel mit den tatsächlichen in Personio ab und meldet Überschreitungen

Fertigung
Du16:00

@Superkind Wie sehen die Überstunden diese Woche aus?

Überstunden-MelderSuperkind16:01

Drei Mitarbeiter über der Grenze. Müller +4 h, Weber +3 h, Koch +2 h.

  • Müller +4 Stunden Wartet auf dich
  • Weber +3 Stunden Wartet auf dich
  • Koch +2 Stunden

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, schick mir jeden Freitag die Überstunden der Woche."

  2. Verbinde Personio und Excel. Superkind vergleicht Soll und Ist automatisch.

  3. Sag, ab wann gemeldet wird: „Ab 2 Überstunden pro Mitarbeiter." Ab da kommt der Bericht jeden Freitag.

Häufige Fragen

Können Mitarbeiter direkt mit Superkind tauschen?

Ja, per E-Mail oder Slack. Superkind nimmt die Anfrage entgegen, prüft die Qualifikation und legt dir den Tausch zur Genehmigung vor.

Funktioniert das mit Personio?

Ja. Superkind hat 1.700+ Anbindungen, darunter Personio. Es liest Urlaubstage, Qualifikationen und Arbeitszeiten.

Was passiert, wenn jemand kurzfristig ausfällt?

Superkind kennt die Verfügbarkeiten und schlägt dir einen Ersatz vor. Du entscheidest, wer einspringt.

Was kostet das?

Du kannst Superkind kostenlos testen, mit bis zu 150 Stunden Arbeit und ohne Kreditkarte. Business gibt es ab 50 € im Monat für unbegrenzt viele Nutzer. 1 € erledigt rund eine Stunde Arbeit. Alle Pläne stehen auf der Preisseite.

Sind meine Daten sicher?

Superkind hält Speicherung und KI-Modelle in der EU, ist DSGVO-konform und am EU AI Act ausgerichtet. Mit deinen Daten wird kein Modell trainiert.

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