Superkind für Werkstätten

In der Werkstatt hängt am Auftrag mehr Büroarbeit als Schrauben: Aufträge annehmen, Teile bestellen, Kunden auf dem Laufenden halten, Rechnungen schreiben. Diese Arbeit gibst du an Superkinds ab. Du beschreibst sie einmal in Slack, Teams oder per E-Mail, sie erledigen sie in deinen Programmen, und nichts geht raus, bevor du es freigibst.

Superkind Team

Alle Beispiele spielen bei der Schneider GmbH, einer erfundenen Firma

Lerne die Werkstatt-Superkinds kennen

Vier Superkinds, jedes mit einer klaren Aufgabe. Alle teilen sich dasselbe Firmenwissen, der Teile-Besteller kennt also den Auftrag vom Auftrags-Annehmer

Ein Auftrag, vom Anruf bis zur Rechnung

So läuft eine Pumpenreparatur bei der Schneider GmbH durch die vier Superkinds

DuSlack

@Superkind Ein Kunde ruft an, seine KSB-Pumpe läuft unrund. Nimm den Auftrag auf und kümmer dich.

  1. Auftrags-Annehmer

    legt den Auftrag an und trägt die Kundendaten ein

    Auftrag im System
  2. Teile-Besteller

    prüft, welche Ersatzteile nötig sind, und bestellt sie

    Bestellung Mit deiner Freigabe
  3. Kunden-Informierer

    schickt dem Kunden den Termin und den Fortschritt

    Statusmail
  4. Rechnungs-Schreiber

    schreibt die Rechnung aus den gebuchten Stunden und Teilen

    Rechnung Mit deiner Freigabe
Ergebnis

Der Auftrag ist abgeschlossen, die Rechnung beim Kunden.

OutlookHubSpotGoogle Calendar

Auftrags-Annehmer: sorgt dafür, dass kein Auftrag verloren geht

Liest die Anfragen im Postfach, legt den Auftrag in HubSpot an und blockt den Termin im Kalender

werkstatt
Du8:15

@Superkind Der Kunde Müller hat angerufen, seine Pumpe vibriert. Nimm das auf.

Auftrags-AnnehmerSuperkind8:16

Auftrag angelegt. Kundendaten aus dem Postfach übernommen, Termin für Donnerstag geblockt.

  • Auftrag W-0042 Pumpe vibriert Erledigt
  • Termin Do 10:00 Erledigt
  • Rückruf Termin bestätigen Wartet auf dich

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Auftrags-Annehmer. Wenn eine Anfrage reinkommt, leg den Auftrag an und block den Termin."

  2. Verbinde Outlook, HubSpot und Google Calendar. Superkind fragt nach jedem Programm, du klickst auf Verbinden.

  3. Leg fest, was allein läuft: „Aufträge anlegen darfst du allein, Termine bestätigst du erst nach meiner Freigabe."

SAP Business OneOutlookExcel

Teile-Besteller: bestellt, was in der Werkstatt fehlt

Schaut im Lager nach, ob das Ersatzteil da ist, und bestellt es beim Lieferanten, wenn nicht

Werkstatt
Du9:30

@Superkind Für Auftrag W-0042 brauchen wir ein Laufrad KSB Typ 3. Prüf den Bestand.

Teile-BestellerSuperkind9:31

Nicht auf Lager. Ich habe beim Lieferanten angefragt, Lieferzeit drei Tage. Soll ich bestellen?

  • Laufrad KSB Typ 3 nicht auf Lager
  • Lieferant KSB SE, 3 Tage
  • Bestellung 185,00 € Wartet auf dich

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Teile-Besteller. Prüf bei jedem Auftrag, ob die Teile da sind, und frag beim Lieferanten an."

  2. Verbinde SAP Business One, Outlook und Excel. Superkind liest den Lagerbestand und die Preislisten.

  3. Bestätige die Regel: Bestellungen über 100 € gehen nur mit deiner Freigabe raus.

OutlookHubSpotGoogle Calendar

Kunden-Informierer: sagt dem Kunden, wo sein Auftrag steht

Schickt dem Kunden eine Mail, wenn sich der Status ändert, das Ersatzteil da ist oder der Termin feststeht

werkstatt
Du14:00

@Superkind Das Laufrad für W-0042 ist da. Sag dem Kunden Bescheid.

Kunden-InformiererSuperkind14:01

Mail an den Kunden raus: Ersatzteil eingetroffen, Reparatur am Donnerstag wie geplant.

  • Statusmail Ersatzteil eingetroffen Erledigt
  • Terminerinnerung Do 10:00 Erledigt
  • Abschlussmail nach Reparatur Wartet auf dich

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Slack: „@Superkind, ich brauche einen Kunden-Informierer. Schick dem Kunden eine Mail, wenn sich am Auftrag etwas ändert."

  2. Verbinde Outlook und HubSpot. Superkind sieht die Aufträge und die Kontaktdaten.

  3. Sag, welche Mails allein rausgehen dürfen: „Statusmails ja, Terminänderungen nur mit meiner Freigabe."

lexofficeSAP Business OneOutlook

Rechnungs-Schreiber: macht aus dem Auftrag die Rechnung

Nimmt die gebuchten Stunden und Teile aus SAP, schreibt die Rechnung in lexoffice und schickt sie per Mail

Werkstatt
Du16:00

@Superkind Auftrag W-0042 ist fertig, drei Stunden plus Laufrad. Schreib die Rechnung.

Rechnungs-SchreiberSuperkind16:02

Rechnung RE-2026-118 liegt in lexoffice. Stunden und Laufrad sind aufgeführt. Soll ich sie verschicken?

RE-2026-118Rechnung in lexoffice · 485,00 €

In drei Schritten eingerichtet

  1. Schreib in Teams: „@Superkind, ich brauche einen Rechnungs-Schreiber. Wenn ein Auftrag abgeschlossen ist, schreib die Rechnung."

  2. Verbinde lexoffice und SAP Business One. Superkind liest Stunden und Teile und schreibt die Rechnung.

  3. Leg fest: „Keine Rechnung geht raus ohne meine Freigabe."

Häufige Fragen

Bestellt Superkind Teile ohne mich?

Nur wenn du das erlaubst. Du legst für jeden Superkind fest, was allein läuft und was deine Freigabe braucht. Bestellungen kannst du zum Beispiel ab einem Betrag sperren.

Welche Programme brauche ich?

Die, die du schon hast. Superkind hat 1.700+ Anbindungen, darunter SAP Business One, lexoffice, HubSpot und Outlook. Ein neues Programm muss niemand lernen.

Wissen die Superkinds voneinander?

Ja. Was ein Superkind lernt, landet im Firmenwissen deiner Firma. Der Rechnungs-Schreiber kennt also den Auftrag und die bestellten Teile, ohne dass du es nochmal erklären musst.

Was kostet das?

Du kannst Superkind kostenlos testen, mit bis zu 150 Stunden Arbeit und ohne Kreditkarte. Business gibt es ab 50 € im Monat für unbegrenzt viele Nutzer. 1 € erledigt rund eine Stunde Arbeit. Alle Pläne stehen auf der Preisseite.

Sind meine Daten sicher?

Superkind hält Speicherung und KI-Modelle in der EU, ist DSGVO-konform und am EU AI Act ausgerichtet. Mit deinen Daten wird kein Modell trainiert.

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