Mehrere hundert laufende Verträge, und niemand kennt den Bestand.
Das Muster ist in fast jedem Mittelständler dasselbe. Verträge liegen verstreut: ein Teil im DMS, ein Teil als Anhang im Postfach der Person, die damals verhandelt hat, ein Teil als Scan auf dem Netzlaufwerk, ein Teil im Aktenschrank. Es gibt eine Excel-Liste, aber sie ist unvollständig, weil sie jemand pflegen müsste, der dafür keine Zeit hat.
Die Folge ist immer dieselbe Kette. Laufzeiten und Kündigungsfristen kennt niemand vollständig. Automatische Verlängerungen passieren unbemerkt: Ein Wartungsvertrag läuft still zwölf Monate weiter, weil der Stichtag drei Monate vor Laufzeitende lag und in keinem Kalender stand. Ein einzelner solcher Fall kostet schnell einen vier- bis fünfstelligen Betrag.
Und vor einer Verhandlung weiß niemand, welche Klauseln der Bestand überhaupt enthält. Wo steht eine Preisgleitklausel, wo eine unbegrenzte Haftung, welche Verträge haben dieselbe Gegenseite? Die Information steht in den Dokumenten. Sie ist nur nicht auffindbar.
Erst wissen, was da ist. Dann Fakten erfassen. Erst zuletzt Fristen scharf schalten.
Der häufigste Einwand kommt gleich im ersten Gespräch: Vertragsauslegung ist Juristensache und gehört nicht in eine Software. Der Einwand ist richtig, und er wurde zur Spezifikation. Der KI-Mitarbeiter bewertet nichts. Er stellt fest, was im Vertrag steht und wo es steht, jedes Feld mit Fundstelle, und jede Frist bekommt einen Namen.
- Bestandsaufnahme der Ablageorte: Zuerst wird ehrlich aufgeschrieben, wo Verträge heute wirklich liegen: DMS, Postfächer, Netzlaufwerke, Aktenschrank. Auch die Quellen, die offiziell niemand kennt.
- Feldkatalog festlegen: Das Team definiert, was extrahiert wird und ausdrücklich, was nicht. Bewertende Felder wie Risiko hoch oder niedrig kommen nicht hinein, weil sie eine juristische Aussage vortäuschen.
- Erst Neuzugänge, dann Altbestand: Ab Tag eins läuft jeder neue Vertrag über den KI-Mitarbeiter, damit der Rückstand nicht weiter wächst. Der Altbestand folgt in Wellen, zuerst die Verträge mit wiederkehrender Zahlung und automatischer Verlängerung.
- Fristenlogik mit Verantwortlichen: Zuletzt werden die Stichtage scharf geschaltet, immer mit einer namentlich verantwortlichen Person je Vertrag. Eine Erinnerung ohne Adressat ist keine Erinnerung.
80 Prozent macht der KI-Mitarbeiter. An zwei Stellen entscheidet der Mensch.
Der KI-Mitarbeiter holt jeden neuen Vertrag dort ab, wo er ankommt, und liest ihn, auch als Scan der unterschriebenen Fassung. Aus jedem Vertrag extrahiert er die Felder eures Katalogs: Parteien, Vertragsgegenstand, Laufzeit, Verlängerungsmechanik, Kündigungsfrist, Vergütung und die benannten Klauseln. An jedem Feld hängt die Fundstelle mit Seite und Paragraf. Ist eine Stelle unleserlich, markiert er sie, statt einen Wert zu raten.
Aus Laufzeitende und Kündigungsfrist rechnet er den Stichtag aus und erinnert die verantwortliche Person mit dem Vorlauf, den ihr festlegt. Der Mensch bleibt an zwei Stellen in der Schleife: Er prüft die Extraktion über die Fundstellen-Links, und er entscheidet an der Frist, ob gekündigt, nachverhandelt oder weitergeführt wird. Eine Bewertung der Klauseln gibt der KI-Mitarbeiter nie ab, auch nicht versteckt über Farben oder Scores.
Wartungsvertrag für Produktionsanlagen, 18 Seiten, PDF aus dem DMS, mit automatischer Verlängerung.
Ein Feld ist zur Entscheidung markiert. Der KI-Mitarbeiter stellt fest, dass es eine Verlängerung, eine Frist und eine Indexklausel gibt, und rechnet den Stichtag aus. Ob gekündigt oder nachverhandelt wird, entscheidet der Mensch.
Das war vorher, das ist heute.
So lief die Vertragsarbeit vorher, und so läuft sie heute mit dem KI-Mitarbeiter. Konservativ gerechnet sinkt der Aufwand pro Vertrag um rund drei Viertel, und der Bestand ist zum ersten Mal durchsuchbar.
| Vorher | Heute | |
|---|---|---|
| Aufwand pro Vertrag | 30 bis 60 Minuten von Hand | Wenige Minuten Prüfblick über die Fundstellen |
| Wo Verträge liegen | DMS, Postfächer, Ordner, Aktenschrank | Ein durchsuchbares Register, verlinkt aufs Original |
| Kündigungsfristen | Unvollständige Excel-Liste | Aus dem Vertrag extrahiert, Stichtag berechnet |
| Automatische Verlängerung | Fällt auf, wenn die Rechnung kommt | Erinnerung mit Vorlauf an eine benannte Person |
| Klauselfrage vor der Verhandlung | Durchblättern, Ergebnis je nach Sucher | Abfrage über den Bestand, Treffer mit Fundstelle |
* Typisches Szenario aus unserer Projektarbeit, kein einzelnes Kundenprojekt. Einsparung konservativ gerechnet: vorher 30 bis 60 Minuten pro Vertrag für Heraussuchen, Durchlesen, Felder abtippen, Liste pflegen und Termin eintragen, heute 5 bis 10 Minuten für das Prüfen der extrahierten Felder über die Fundstellen-Links. Selbst im ungünstigsten Fall, 30 Minuten vorher gegen 10 Minuten heute, bleiben rund zwei Drittel weniger Aufwand.
Wie baut man so einen KI-Mitarbeiter technisch?
Das Wissen aus diesem Aufbau zum Mitnehmen, egal ob ihr mit uns baut oder selbst:
Lesen: auch der Altbestand als Scan
Neue Verträge kommen meist als sauberes PDF. Der Altbestand besteht aus Scans, oft schief und mit Stempeln. Mistral OCR liest solche Seiten zuverlässig und behält dabei die Seiten- und Absatzstruktur, die man später für die Fundstelle braucht. Ist eine Stelle unleserlich, wird sie markiert und nicht geraten.
Extraktion: jedes Feld mit Fundstelle
Claude von Anthropic und GPT von OpenAI finden Klauseln auch dann, wenn sie anders heißen als erwartet, zum Beispiel Indexklausel statt Preisgleitklausel. Wichtig ist die Ausgabeform: Jedes Feld kommt mit Seite und Paragraf. Eine Paraphrase ohne Fundstelle ist nicht prüfbar, und dann muss man dem Modell glauben.
Fristen: ein Regelwerk, keine Vorhersage
Der Stichtag ist eine Rechnung: Laufzeitende minus Kündigungsfrist, unter Berücksichtigung der Verlängerungsmechanik. Das gehört in feste Regeln, nicht in ein Modell, damit jeder es nachrechnen kann. Dazu die zweite Hälfte: Jeder Vertrag bekommt eine namentlich verantwortliche Person, und die Erinnerung geht mit Vorlauf an sie, typisch 90, 60 und 30 Tage vorher.
Anbindung: die Verträge bleiben, wo sie sind
Der KI-Mitarbeiter hängt am DMS, am überwachten Postfach und am Ablageordner, über die vorhandenen Schnittstellen und mit den bestehenden Zugriffsrechten. Es gibt keine Migration in eine neue Plattform. Das Register verlinkt auf das Original, es ersetzt es nicht.
UX: die Oberfläche entscheidet über die Akzeptanz
Links der Vertrag, rechts die extrahierten Felder, jedes mit einem Link, der genau an die Stelle im Dokument springt. Dazu ein Kalender mit den anstehenden Stichtagen und der verantwortlichen Person. Und bewusst keine Ampel und kein Risiko-Score: Eine grüne Ampel beendet das Nachdenken genau dort, wo es anfangen müsste.
Was kostet das im Vergleich?
Superkind rechnet pro Use Case ab. Der Preis wächst mit dem Vertragsvolumen, nicht mit dem Personalbestand. Hier die ehrliche Gegenüberstellung:
| Ordner und Excel-Liste | CLM-Software | Superkind KI-Mitarbeiter | |
|---|---|---|---|
| Kosten | Verdeckte Arbeitszeit, eine eigene Stelle für Vertragsmanagement oder ein Syndikus kostet 60.000 bis 90.000 € pro Jahr | Oft 20 bis 50 € pro Nutzer und Monat, dazu ein Einführungsprojekt | Preis pro Use Case, ein Bruchteil einer Vollzeitstelle |
| Was ist enthalten | Nur das, was jemand von Hand einträgt | Die Struktur, die Daten müsst ihr liefern | Lesen, Extraktion mit Fundstelle, Register und Fristen |
| Skaliert mit | Mehr Personal | Nutzerzahl | Vertragsvolumen, ohne neue Stellen |
| Ausnahmen | Bleiben liegen | Leeres Pflichtfeld | Werden markiert und gehen an einen Menschen |
| Einführung | Sofort, aber nie fertig | Migration des kompletten Bestands zuerst | 2 bis 3 Wochen bis zur ersten produktiven Version |
Der ehrliche Vergleich sind die vollen Kosten des heutigen Zustands: die Zeit fürs Suchen, die nicht gezogenen Preisgleitklauseln und die Verträge, die sich verlängern, weil ein Stichtag in keinem Kalender stand.
Was wir über KI in der Vertragsarbeit gelernt haben.
Die größte Versuchung in diesem Use Case ist die Bewertung. Ein Modell, das Klauseln liest, kann mühelos eine Risikoampel ausgeben, und im Demo-Termin sieht das beeindruckend aus. Wir bauen es trotzdem nicht. Eine rote Ampel, die falsch liegt, blockiert einen Vertrag ohne Grund. Eine grüne, die falsch liegt, beendet das Nachdenken genau dort, wo es hätte anfangen müssen. Die nützliche Grenze verläuft zwischen was steht drin und was bedeutet das.
Das zweite Learning: Der Wert entsteht nicht beim einzelnen Vertrag, sondern beim Bestand. Einen Wartungsvertrag liest ein Mensch in zwanzig Minuten. Die Frage, welche der dreihundert Verträge eine Indexklausel enthalten und welche im vierten Quartal auslaufen, beantwortet niemand. Nicht weil sie schwer ist, sondern weil sie dreihundertmal dieselbe Arbeit bedeutet. Genau diese Wiederholung ist der Job des KI-Mitarbeiters.
Wofür es sich nicht eignet: Wer zwanzig laufende Verträge hat, braucht kein Register, sondern eine gepflegte Liste. Wenn jeder Vertrag einzeln ausgehandelt wird und ohnehin jede Frage bei der Kanzlei landet, ist die Vorarbeit klein und die Bewertung der ganze Aufwand. Und wenn Verträge nur auf Papier im Aktenschrank liegen, ist das Scannen der erste Schritt.
