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8 DSGVO-konforme Zapier-Alternativen für Unternehmen 2026

Henri Jung, Mitgründer von Superkind
Henri Jung

Mitgründer von Superkind

Dunkle, ineinandergreifende Zahnräder aus Metall, auf dem größten Zahnrad sitzt das orangefarbene Superkind-Maskottchen

Du suchst eine Alternative zu Zapier, die wirklich DSGVO-konform ist? Damit bist du nicht allein. Zapier verbindet mehr Apps als jedes andere Automatisierungstool, über 9.0001, und für viele Teams war es das erste Mal, dass zwei Programme ohne IT miteinander geredet haben. Die Grenze zeigt sich an dem Tag, an dem die Datenschutzbeauftragte fragt, wo die Bestelldaten aus dem Webshop eigentlich landen: Zapier speichert sie auf AWS-Servern in den USA2, und die Rechnung wächst mit jedem Task. Dieser Vergleich zeigt dir ehrliche Vor- und Nachteile, mit Fokus auf das, was für Teams in Deutschland und der EU zählt: Verarbeitung in Europa, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), kein Training mit deinen Daten und keine Überraschungen pro Task.

Jeder Eintrag ist mit den eigenen Seiten des Anbieters abgeglichen, Stand: Oktober 2026. Wo ein Anbieter nichts dazu sagt, steht „laut Anbieter prüfen“.

Das Wichtigste in Kürze

Zapier hat den größten Katalog, nicht die EU-Option: Der AVV ist Teil der Nutzungsbedingungen, aber die Daten liegen bei AWS in den USA, und EU-Datenhaltung gibt es nur per gesonderter Vereinbarung.

Zwei Wege zur Automatisierung in der EU: weiter Abläufe bauen, aber auf einer EU-gehosteten Plattform (n8n, Make mit EU-Zone, Activepieces, Workato, Tray.ai, Power Automate), oder keine Abläufe mehr bauen und die Aufgabe einem KI-Mitarbeiter geben.

Superkind macht das Zweite: Du schreibst Superkind in Outlook, Teams oder Slack, es erledigt die Aufgabe über 1.500+ Integrationen, fragt vor dem Versand nach Freigabe und wird in Europa gehostet, für unbegrenzte Nutzer ab 50 € pro Monat.

Was ist eine DSGVO-konforme Zapier-Alternative?

Eine DSGVO-konforme Zapier-Alternative ist ein Tool, das wie Zapier Daten zwischen deinen Programmen bewegt, aber mit unterschriebenem Auftragsverarbeitungsvertrag, einem dokumentierten Verarbeitungsort in Europa und ohne Training mit deinen Firmendaten. Manche Alternativen sind klassische Workflow-Baukästen mit EU-Hosting oder zum Selbsthosten. Andere ersetzen den Workflow durch einen KI-Mitarbeiter, der die Aufgabe erledigt, wenn du sie in normalen Worten aufschreibst.

Warum du eine Zapier-Alternative brauchst

Zapier bietet den größten App-Katalog am Markt, einen einfachen Baukasten, KI-Agenten und einen AVV, den jeder Kunde mit den Nutzungsbedingungen bekommt3. Teams in Deutschland und der EU suchen trotzdem nach Alternativen, aus diesen Gründen:

  • Daten in den USA - Zapier speichert Daten auf AWS-Servern in den USA, auch die personenbezogenen Daten, die es im Auftrag der Kunden verarbeitet2. Die Dokumentation nennt AWS US-East 1 als Standort4.
  • EU-Datenhaltung nur per Vereinbarung - eine regionale Datenhaltung ist laut Zapier „nicht verfügbar, sofern nicht anders vereinbart“4. Für einen Self-Service-Plan heißt das: keine EU-Option beim Kauf.
  • Dein eigener AVV wird nicht unterschrieben - Zapiers AVV ist Teil der Nutzungsbedingungen, du unterschreibst keine eigene Kopie, und Zapier unterschreibt nach eigener Aussage keine AVVs anderer Firmen23. Wenn eure Rechtsabteilung mit einer eigenen Vorlage arbeitet, endet das Gespräch dort.
  • Training-Opt-out ist deine Aufgabe - Enterprise-Kunden sind automatisch davon ausgenommen, dass Zapier ihre Inhalte für Modelltraining nutzt; alle anderen Kunden können widersprechen5. Bei Pro und Team muss das jemand tun.
  • Preis pro Task - jede erfolgreiche Aktion in einem Zap zählt als Task. Pro startet bei 19,99 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung für 750 Tasks, Team bei 69 $ für 2.000 Tasks1. Mit Pay-per-Task kosten zusätzliche Tasks das 1,25-Fache des Grundpreises bei Jahres- und das 2,5-Fache bei Monatsplänen1.
  • Begrenzte Plätze - Free und Pro haben einen Platz, Team 25, und nur Enterprise hat unbegrenzte Nutzer1. Oft baut eine Person alle Zaps, und das Wissen geht mit ihr.
  • Jeden Ablauf baust und pflegst du selbst - ein Zap macht genau das, wofür er gebaut wurde. Einen Freigabeschritt gibt es als „Human in the Loop“, aber du fügst ihn in jeden Zap selbst ein, und Prüfer brauchen ein Zapier-Konto6. Zapier Agents werden separat in Aktivitäten abgerechnet1.

Das macht Zapier nicht zu einem schlechten Tool. Ob es zu euren Datenschutzanforderungen passt, hängt von Plan und Daten ab, wie wir in Ist Zapier DSGVO-konform? zeigen.

DSGVO-konform ist mehr als ein EU-Server

Ein EU-Rechenzentrum ist ein guter Anfang, aber deine Datenschutzbeauftragte fragt mehr. Prüfe diese sechs Punkte bei jedem Tool auf der Liste:

  • AVV - gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag für den Plan, den du wirklich kaufst, und wie bekommst du ihn (in den Bedingungen, zum Download, auf Anfrage)?
  • KI-Schritte - wo laufen die KI-Funktionen? Make schickt zum Beispiel einige KI-Funktionen unabhängig von der gewählten EU-Datenzone in die USA, darunter alle OpenAI-Modelle im AI Provider von Make10.
  • Training - sind deine Inhalte standardmäßig vom Modelltraining ausgenommen oder erst, wenn jemand widerspricht?
  • Wer sieht was - Rollen und Rechte entscheiden, ob die Auszubildende den Lohnabrechnungs-Ablauf lesen kann.
  • Freigabe - prüft ein Mensch, bevor eine Mahnung, eine Buchung oder eine Auftragsbestätigung rausgeht?
  • Aufbewahrung und Löschung - wie lange bleiben Ausführungsprotokolle mit Kundendaten gespeichert, und wer löscht sie?

Einen breiteren Blick auf EU-Hosting bei KI-Tools findest du in Die besten DSGVO-konformen KI-Tools mit EU-Hosting.

Die 8 DSGVO-konformen Zapier-Alternativen im Vergleich

Hosting und Datenschutz stehen so in der Tabelle, wie der jeweilige Anbieter sie auf seinen eigenen Seiten dokumentiert. Preise Stand: Oktober 2026, zzgl. MwSt.

ToolSchwerpunktHosting / DatenschutzPreismodellGeeignet für
SuperkindKI-Mitarbeiter in Outlook, Teams, Slack und der Web-App, der die Aufgabe in deinen Programmen erledigt, mit Freigabe; 1.500+ Integrationen wie DATEV, SAP Business One, HubSpot und ExcelIn Europa gehostet und verarbeitet, DSGVO-konform, kein Modelltraining, AVV über das Trust CenterKostenloser Start mit bis zu 150 € in Credits; Business ab 50 €/Monat für unbegrenzte Nutzer, ein Credit-Budget für die ganze FirmaTeams, die die Arbeit erledigt haben wollen, ohne Abläufe zu bauen
n8nWorkflow-Baukasten für technische Teams, Cloud oder selbst gehostetGehostete Pläne speichern Daten in Frankfurt8; vorunterschriebener AVV9; selbst gehostet: eure ServerAb 20 €/Monat für 2.500 Ausführungen, pro Durchlauf statt pro Schritt8Teams mit IT-Know-how, die Kontrolle wollen
MakeVisueller Szenario-Baukasten, Teil von CelonisDatenzonen EU1/EU2; einige KI-Funktionen immer in den USA10; AVV gelistet11Kostenlos mit 1.000 Credits/Monat; bezahlte Pläne nach Credit-Volumen19Teams, die Zapiers Idee mit visueller Oberfläche mögen
Microsoft Power AutomateFlows und RPA in der Microsoft-WeltTeil der EU-Datengrenze13; AVV: laut Anbieter prüfenPremium 15 $ pro Nutzer/Monat, jährlich12Firmen, die komplett auf Microsoft 365 arbeiten
WorkatoIntegration und Automatisierung für Konzern-ITEU-Rechenzentrum in Frankfurt, Daten werden in der EU verarbeitet und gespeichert14; AVV: laut Anbieter prüfenAuf AnfrageGrößere IT-Teams mit vielen Systemen
ActivepiecesOpen-Source-Automatisierung, Cloud oder eigene ServerEU-Cloud in Frankfurt oder eigene Server; AVV auf Anfrage15Kostenlos; Plus 20 $/Monat pauschal; pro Durchlauf15Kleine Teams, die Abläufe wie bei Zapier in der EU wollen
LangdockEU-KI-Workspace mit Agenten und WorkflowsAuf Servern in der EU gehostet, AVV, kein Training mit Kundendaten1625 € pro Platz/Monat; 2.500 Workflow-Durchläufe inklusive17Teams, die KI-Chat und einfache Workflows wollen
Tray.aiKI-Integrationsplattform für KonzerneDatenregionen USA, EU oder APAC; bei Team als Add-on, bei Enterprise Standard18; AVV: laut Anbieter prüfenLaut Anbieter prüfenIT-Teams, die regionales Hosting brauchen

Die 8 DSGVO-konformen Zapier-Alternativen im Detail

Superkind steht zuerst; die anderen sieben beschreiben wir so, wie ihre Anbieter sie dokumentieren.

1. Superkind: Beste Gesamtlösung für Teams in Deutschland und der EU

Superkind ist ein KI-Mitarbeiter für dein Team. Statt Zaps zu bauen, schreibst du Superkind in Outlook oder jedem anderen E-Mail-Postfach, in Microsoft Teams, Slack oder der Superkind-Web-App wie einem Kollegen. Superkind erledigt die Aufgabe in deinen Programmen und fragt dich, bevor etwas rausgeht. Es wird in Europa gehostet, ist DSGVO-konform und arbeitet über 1.500+ Integrationen, darunter Outlook, SAP Business One, DATEV, HubSpot, Excel und Google Sheets.

Warum Superkind unsere Gesamtempfehlung ist - die Kriterien zum Nachprüfen:

  • Arbeitet, wo du schon arbeitest - Outlook, Gmail, Teams, Slack und die Web-App, überall mit demselben Wissen und denselben Regeln.
  • Erledigt die Aufgabe in deinen Programmen - über 1.500+ Integrationen, nicht nur als Entwurf in einem Chatfenster.
  • Fragt nach Freigabe - bevor es etwas verschickt, bucht oder ändert, klickst du auf Freigeben oder Ablehnen.
  • Behält euer Firmenwissen - das Company Brain speichert Kunden, Preise und Abläufe, auch wenn Leute gehen.
  • EU-First - in Europa gehostet und verarbeitet, DSGVO-konform, am EU AI Act ausgerichtet, kein Training mit deinen Daten, AVV über das Trust Center.
  • Unbegrenzte Nutzer ab 50 € pro Monat - kein Preis pro Nutzer, ein Credit-Budget für die ganze Firma; 100 € reichen für bis zu 1.000 Aufgaben (Stand: Oktober 2026).
  • Wächst zu eigenen Apps - wenn es komplexer wird, baust du auf der Plattform weiter, statt neu anzufangen.

Geeignet für

  • Teams, deren Zapier-Rechnung mit jedem Task wächst
  • Auftragserfassung, Buchhaltung, Vertrieb und Kundenservice
  • Firmen mit Outlook, Teams oder Slack und Systemen wie SAP Business One, DATEV oder HubSpot
  • Firmen ohne eigenen Automatisierungs-Experten

So nutzt du Superkind als Zapier-Alternative

Nimm einen klassischen Zap: Eine Bestellung kommt per E-Mail, jemand legt sie im ERP an, trägt sie in die Lieferliste ein und schickt die Bestätigung. Mit Superkind sind das vier Schritte, und der letzte läuft von selbst. Mehr zu diesem Anwendungsfall: Auftragserfassung mit einem KI-Mitarbeiter.

  1. 1

    Du schreibst Superkind

    In Outlook, Teams, Slack oder der Web-App, in normalen Worten. Leite die Bestell-E-Mail weiter und sag, was passieren soll.

  2. 2

    Superkind erledigt es in deinen Systemen

    Es liest die Bestellung, nimmt Kundennummer und Preise aus dem Company Brain, legt den Kundenauftrag in SAP Business One an und trägt die Zeile in die Lieferliste in Excel ein, verarbeitet in Europa.

  3. 3

    Superkind fragt nach Freigabe

    Bevor die Auftragsbestätigung an den Kunden geht, siehst du sie und klickst auf Freigeben oder Ablehnen, in Teams, Slack oder im Postfach. Aufträge über 10.000 € gehen zuerst an die Geschäftsführung.

  4. 4

    Erledigt, und beim nächsten Mal ist es Routine

    Einmal gesagt, läuft es weiter: „Jede Bestellung, die an bestellung@ geht, wird genauso erfasst und bestätigt.“

OutlookNadine an Superkind

Hier ist die Bestellung von Möller GmbH. Leg sie in SAP Business One an, trag sie in die Lieferliste in Excel ein und zeig mir die Auftragsbestätigung, bevor sie rausgeht.

Von der ersten Aufgabe zur eigenen App

Für ein Team, das seine Auftragsbearbeitung bisher über Zaps laufen ließ, hat der Weg zum eigenen KI-Team vier Stufen.

  1. 1

    In Minuten startklar

    Kostenlos anmelden, die erste Bestellung per E-Mail oder in Teams weiterleiten und zusehen, wie sie erfasst wird.

  2. 2

    Aus Aufgaben werden Abläufe

    Was du einmal erklärt hast, läuft als Routine weiter: Jede neue Bestellung wird erfasst und bestätigt, und bevor etwas rausgeht, fragt Superkind nach Freigabe. Kein Zap zum Bauen und Pflegen.

  3. 3

    Lernt ab Tag 1 mit

    Jede Bestellung macht dein Company Brain schlauer: welcher Kunde welchen Preis bekommt, welcher Artikel aus welchem Lager geht. Anders als Logik, die in den Zaps einer einzelnen Person steckt, geht dieses Wissen nie verloren.

  4. 4

    Deine eigene Super App

    Wenn es komplexer wird, fängst du nicht neu an: Du baust dir einen eigenen Auftragsschreibtisch mit eigener Oberfläche auf der Superkind-Plattform, auf dem, was Superkind schon weiß, selbst oder mit dem Superkind-Team. Alles gehört euch.

Datenschutz und EU-Hosting

Superkind und deine Daten

  • In Europa gehostet und verarbeitet
  • DSGVO-konform
  • Am EU AI Act ausgerichtet, Verordnung (EU) 2024/1689
  • Kein Modelltraining mit deinen Daten
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) über das Trust Center

Für eine Zapier-Alternative heißt das: Kundennamen, Adressen und Bestelldaten, die bisher durch Zaps liefen, werden in Europa verarbeitet, unter einem AVV für die ganze Firma, und ein Mensch gibt frei, bevor etwas das Team verlässt.

„Superkind ersetzt nicht unsere Mitarbeiter, Superkind ergänzt sie. Und macht sie besser und schneller.“

- Thomas Wolf, Leiter IT

Schick Superkind die Aufgabe deines wichtigsten Zaps

Kostenlos starten in Outlook, Teams oder Slack, verarbeitet in Europa.

Ein dunkles Industrie-Schaltpult mit fünf Kippschaltern, einer davon mit korallenorangem Hebel

2. n8n

n8n ist ein Workflow-Baukasten, den du als Cloud-Dienst nutzt oder auf eigenen Servern betreibst. Bei den gehosteten Plänen werden die Daten in der EU auf Servern in Frankfurt gespeichert8, und n8n bietet einen vorunterschriebenen Auftragsverarbeitungsvertrag zum Herunterladen und Gegenzeichnen an9.

Funktionen

  • Abrechnung pro Ausführung - du zahlst, wenn ein Workflow läuft, nicht pro Schritt. Starter kostet 20 € pro Monat für 2.500 Ausführungen, Pro 50 € für 10.000, bei jährlicher Zahlung8.
  • Unbegrenzte Nutzer - alle Pläne nennen unbegrenzte Nutzer8.
  • Selbst hosten - ohne Lizenzschlüssel läuft n8n als kostenlose Community Edition auf eurer eigenen Infrastruktur.
  • KI-Knoten - KI-Schritte und Agenten in Workflows, von dir gebaut.

Geeignet für

  • Teams mit Entwicklern oder technischem Admin
  • Firmen, die Daten auf eigenen Servern wollen
  • Hohe Volumen mit vielen Schritten pro Durchlauf

3. Make

Make gehört zu Celonis und kommt Zapiers Idee am nächsten, mit einer visuellen Oberfläche statt einer Schrittliste. Organisationen laufen in einer Datenzone (US1, US2, EU1 oder EU2), und die EU-Zonen stehen für Verarbeitung in der EU10. Auf seiner Datenschutzseite listet Make einen AVV und seine Unterauftragsverarbeiter11.

Funktionen

  • Visuelle Szenarien - Verzweigungen, Router und Fehlerbehandlung auf einer Oberfläche.
  • Credits - die meisten Aktionen kosten einen Credit, KI-Funktionen können mehr kosten; Router und Fehlerbehandlung kosten keine19.
  • Kostenloser Plan - 1.000 Credits pro Monat zum Testen19.
  • KI-Hinweis - Maia, Make AI Web Search und alle OpenAI-Modelle im AI Provider von Make laufen unabhängig von der EU-Zone in den USA10.

Geeignet für

  • Teams, die Abläufe gern selbst bauen
  • Komplexe Szenarien mit Verzweigungen
  • Firmen, die beim Einrichten eine EU-Zone wählen können

4. Microsoft Power Automate

Power Automate ist Microsofts Automatisierungstool für Cloud-Flows und Desktop-Automatisierung (RPA). Microsoft führt es innerhalb der EU-Datengrenze; bei manchen Cloud-Flows, die vor November 2024 erstellt wurden, können pseudonymisierte personenbezogene Daten vorübergehend übertragen werden, und Admins können diese Flows migrieren13.

Funktionen

  • Cloud- und Desktop-Flows - Automatisierung zwischen Apps und auf dem Desktop, in Premium inklusive beaufsichtigter RPA12.
  • Microsoft-365-Anbindung - nah an Outlook, SharePoint, Excel und Teams.
  • Unbeaufsichtigte Bots - der Process-Plan kostet 150 $ pro Bot und Monat, jährlich12.
  • Process Mining - in Premium mit 50 MB Speicher enthalten12.

Geeignet für

  • Firmen, die komplett auf Microsoft 365 arbeiten
  • IT-Teams, die die Power Platform schon verwalten
  • Desktop-Automatisierung alter Programme

Wo RPA passt und wo nicht, steht in RPA vs. KI-Agenten.

5. Workato

Workato ist eine Integrations- und Automatisierungsplattform für größere IT-Teams. Es betreibt ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt: Wenn du dich in der EU-Region registrierst, werden alle Daten dort verarbeitet und gespeichert, ohne Replikation oder Backup in US-Rechenzentren14.

Funktionen

  • Region bei der Registrierung - du wählst den Speicherort, indem du dich in dieser Region registrierst14.
  • Konzern-Integrationen - Konnektoren für Systeme wie Salesforce, NetSuite und ServiceNow.
  • Recipes - so heißen Workflows bei Workato, gebaut und verwaltet von der IT.

Geeignet für

  • Firmen mit eigenem Integrationsteam
  • Viele Systeme und strenge Governance
  • Projekte, die Datenhaltung in der EU brauchen

6. Activepieces

Activepieces ist Open-Source-Automatisierung, die sich ähnlich wie Zapier anfühlt. Du wählst die EU-Cloud in Frankfurt, auf Anfrage eine andere Region oder eigene Server, und den AVV gibt es auf Anfrage15.

Funktionen

  • Abrechnung pro Durchlauf - jeder Durchlauf kostet einen Credit, egal wie viele Schritte; KI-Schritte kosten mehr15.
  • Einfache Pläne - Free mit 1.000 Credits pro Tag für bis zu 5 Nutzer, Plus 20 $ pro Monat pauschal, Team 200 $ mit 25 Nutzern15.
  • Selbst hosten - die Community Edition ist Open Source15.
  • Eigene KI-Schlüssel - ab Plus laufen die KI-Kosten über deinen Anbieter15.

Geeignet für

  • Kleine Teams, die Abläufe wie bei Zapier wollen
  • Teams, die Open Source bevorzugen
  • Planbare Budgets

7. Langdock

Langdock ist ein KI-Workspace mit Chat, Agenten und Workflows. Die Anwendung und die meisten Modelle werden in der EU gehostet, es gibt einen AVV, und Kundendaten werden nie zum Training von KI-Modellen genutzt16.

Funktionen

  • Workflows inklusive - 2.500 Workflow-Durchläufe pro Monat sind bei Chat & Agents dabei17.
  • Mehr Durchläufe als Add-on - Workflows Business für größere Volumen, pro Workspace17.
  • 40+ Modelle - Modelle mehrerer Anbieter in einem Workspace17.
  • Betriebsmodelle - Multi-Tenant in der EU, eigene Cloud oder On-Premise16.

Geeignet für

  • Teams, die KI-Chat und leichte Automatisierung an einem Ort wollen
  • Firmen, die auf einen EU-KI-Workspace setzen
  • Wissensarbeit mit Dokumenten

8. Tray.ai

Tray.ai ist eine KI-Integrationsplattform für Konzerne. Eine Instanz kann in der Datenregion USA, EU oder APAC laufen; regionales Hosting ist bei Team ein Add-on und bei Enterprise Standard18.

Funktionen

  • Datenregionen - Geschäftsdaten bleiben in der Region, aus der sie stammen18.
  • EU-Endpunkte - eigene EU-Endpunkte für API und eingebettete Integrationen18.

Geeignet für

  • Konzerne mit mehreren Regionen
  • Integrationsteams
  • Eingebettete Integrationen im eigenen Produkt

Einen breiteren Blick auf Zapier, Make, n8n und Agenten-Baukästen findest du in Die besten KI-Automatisierungsplattformen 2026.

Funktionsvergleich: Was Superkind kann, was Zapier nicht kann

✓ = ja, ~ = teilweise, ✗ = nein, so wie der Anbieter es dokumentiert. Wo die Anbieterseite nichts sagt, steht „laut Anbieter prüfen“.

KriteriumSuperkindZapiern8nMake
Du schreibst die Aufgabe in Outlook, Teams oder Slack, ohne Ablauf zu bauen✓~ du baust Zaps; Agents für manche Aufgaben✗ du baust Workflows✗ du baust Szenarien
Erledigt Aufgaben in euren Programmen✓✓✓✓
Freigabe vor dem Versand✓ eingebaut~ Human-in-the-Loop-Schritt pro Zap6Laut Anbieter prüfenLaut Anbieter prüfen
Gemeinsames Firmenwissen (Kunden, Preise, Abläufe)✓ Company Brain~ Wissensquellen in AgentsLaut Anbieter prüfenLaut Anbieter prüfen
Routinen, die weiterlaufen✓✓✓✓
Integrationskatalog✓ 1.500+✓ 9.000+1Laut Anbieter prüfenLaut Anbieter prüfen
Hosting und Verarbeitung in der EU✓✗ USA, EU nur per Vereinbarung4✓ Frankfurt oder selbst gehostet8~ EU-Zonen, manche KI in den USA10
AVV✓ Trust Center✓ in den Nutzungsbedingungen3✓ vorunterschrieben9✓ gelistet11
Standardmäßig kein Training mit deinen Daten✓~ Enterprise standardmäßig, sonst Widerspruch5Laut Anbieter prüfenLaut Anbieter prüfen
Unbegrenzte Nutzer ohne Preis pro Platz✓ ab 50 €/Monat~ nur Enterprise1✓8Laut Anbieter prüfen
PreismodellCredits für die ganze Firma, eine Aufgabe 50-500 CreditsPro Task (jede Aktion)1Pro Ausführung (ganzer Durchlauf)8Pro Credit (die meisten Aktionen 1)19
Ohne Installation✓✓~ Cloud ja, Selbsthosten braucht IT✓
Eigene Apps auf dem Firmenwissen✓ Super App~ Tables und Forms1Laut Anbieter prüfenLaut Anbieter prüfen

Wo Zapier besser ist: Kein Tool auf dieser Liste verbindet mehr Apps. Wenn dein Ablauf an einer Nischen-App hängt, die nur Zapier unterstützt, prüf zuerst den Katalog.

Wer profitiert am meisten

Drei Gruppen haben den größten Nutzen, wenn sie ihre Zapier-Arbeit in ein EU-Setup verlegen:

Buchhaltung mit Kunden- und Mitarbeiterdaten

Rechnungen, Zahlungseingänge und Lohndaten sind personenbezogene Daten. Wenn deine Zaps sie zwischen Outlook, DATEV und lexoffice bewegen, zählen Verarbeitung in Europa und eine Freigabe vor dem Buchen mehr als die Größe des App-Katalogs.

Vertrieb und Kundenservice mit CRM-Daten

Leads, Angebote und Tickets enthalten Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Eine Zapier-Alternative, die in HubSpot, Salesforce oder Zendesk arbeitet, mit EU-Hosting und einer Freigabe vor jeder ausgehenden E-Mail, hält das CRM sauber.

Teams, deren Zapier-Rechnung mit jeder Bestellung wächst

Auftragserfassung, Lieferstatus und Wochenberichte laufen jeden Tag, und jede Aktion ist ein Task. Teams in Operations und Backoffice sparen am meisten, wenn ein Budget für die ganze Firma gilt und eine Aufgabe mit vielen Schritten nicht Schritt für Schritt abgerechnet wird.

Wechsel von Zapier zu Superkind

Du musst nicht alles an einem Tag umstellen. Die meisten Teams nutzen beides ein paar Wochen parallel und ziehen einen Zap nach dem anderen um.

  • Kündigungsfrist - du kündigst, indem du unter Billing and usage auf den Free-Plan wechselst. Die Änderung gilt zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums, bei Monats- und Jahresplänen, und Käufe werden nicht erstattet7. Pay-per-Task-Nutzung aus dem letzten Zeitraum kann noch berechnet werden7.
  • Datenexport - bevor du herunterstufst, schreib jeden aktiven Zap auf: Auslöser, Schritte, Filter und wer benachrichtigt wird. Diese Liste ist dein Umzugsplan und gleichzeitig dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
  • Was du mitnimmst - die Logik in deinen Zaps („Aufträge über 10.000 € an die Geschäftsführung“, „Reklamationen an den Kundenservice“) wird zu Regeln im Company Brain von Superkind. Damit gehört sie der Firma, nicht einem Konto.

Die ersten drei Schritte

  1. 1

    Nimm den Zap mit den meisten Tasks

    Auftragserfassung, Lead-Verteilung, Rechnungsweiterleitung. Deine Task-Nutzung in Zapier zeigt, welcher am häufigsten läuft.

  2. 2

    Anmelden und dieselben Systeme verbinden

    Starte kostenlos unter app.superkind.ai und verbinde Outlook, Teams oder Slack plus die Systeme, die der Zap genutzt hat, zum Beispiel SAP Business One, HubSpot oder Google Sheets.

  3. 3

    Aufgabe einmal schreiben und zur Routine machen

    Schreib sie Superkind wie einem Kollegen, gib das erste Ergebnis frei und sag dann „mach das jedes Mal so“. Schalte den Zap ab, wenn die Routine läuft.

6 Tipps für die Wahl einer DSGVO-konformen Zapier-Alternative

Liste deine Zaps und ihre Daten auf

Schreib auf, welche Zaps personenbezogene Daten bewegen: Kundennamen, Rechnungen, Bewerbungsunterlagen. Diese brauchen zuerst eine Verarbeitung in der EU.

Hol dir den AVV und prüf die KI-Schritte

Unterschreib den Auftragsverarbeitungsvertrag, bevor echte Kundendaten fließen, und frag nach, wo die KI-Funktionen laufen, nicht nur die Workflows. Bei Superkind bekommst du den AVV über das Trust Center. Plan außerdem eine KI-Schulung fürs Team ein: Artikel 4 des EU AI Act verlangt von Firmen, die KI einsetzen, ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden.

Rechne mit deinem echten Volumen

Rechne die Zapier-Task-Nutzung des letzten Monats in jedem Modell durch: pro Task, pro Credit, pro Ausführung oder pro Firma. Abläufe mit vielen Schritten zeigen den größten Unterschied.

Kläre, wer baut und wer pflegt

n8n, Make, Workato und Tray.ai brauchen jemanden, der Abläufe baut und repariert. Wenn ihr diese Person nicht habt, nimm ein Tool, dem dein Team einfach schreiben kann.

Setz die Freigabe dort, wo sie zählt

Auftragsbestätigungen, Mahnungen und Buchungen sollten nicht ungeprüft rausgehen. Mach die Freigabe zum Teil des Prozesses, nicht eines einzelnen Ablaufs.

Teste mit echten Fällen aus dem letzten Monat

Schick zehn echte Bestellungen aus dem letzten Monat durch das neue Tool. Demo-Daten zeigen nie deine Ausnahmen.

Fazit

Zapier hat weiterhin den größten Automatisierungskatalog, und der AVV kommt mit den Nutzungsbedingungen, aber die Daten liegen in den USA, und der Preis wächst mit jedem Task. Wenn du in der EU weiter Abläufe bauen willst, sind n8n, Make mit EU-Zone, Activepieces, Workato, Tray.ai und Power Automate ehrliche Optionen, und Langdock ergänzt einen EU-KI-Workspace um Workflows. Wenn du die Aufgabe lieber abgibst, statt den Ablauf zu bauen, erledigt Superkind sie in Outlook, Teams und Slack, arbeitet über 1.500+ Integrationen wie SAP Business One, DATEV und HubSpot in deinen Programmen und fragt, bevor etwas rausgeht. Dein nächster Schritt: Nimm den Zap mit den meisten Tasks und schick diese Aufgabe noch heute an Superkind.

Häufige Fragen

Zapier kann Teil eines DSGVO-konformen Setups sein: Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) ist Teil der Nutzungsbedingungen, jeder Kunde hat ihn also, ohne eine eigene Kopie zu unterschreiben. Zapier speichert Daten aber auf AWS-Servern in den USA, eine regionale Datenhaltung gibt es nur nach gesonderter Vereinbarung, und nur Enterprise-Kunden sind automatisch vom Modelltraining ausgenommen. Wenn eure Datenschutzbeauftragte eine Verarbeitung in Europa verlangt, brauchst du einen anderen Weg. Unser Artikel „Ist Zapier DSGVO-konform?“ geht das Schritt für Schritt durch.

Das hängt davon ab, wie du arbeiten willst. Wenn du weiter Workflows bauen möchtest, sind n8n (Cloud in Frankfurt oder selbst gehostet), Make mit EU-Datenzone oder Activepieces in der EU-Cloud nah an Zapier. Wenn du gar keine Abläufe mehr bauen willst: Superkind. Du schreibst die Aufgabe in Outlook, Teams oder Slack, Superkind erledigt sie über 1.500+ Integrationen wie DATEV, SAP Business One und HubSpot in deinen Programmen, fragt vor dem Versand nach Freigabe und wird in Europa gehostet und verarbeitet.

Zapier rechnet pro Task ab, und jede erfolgreiche Aktion in einem Zap zählt. Pro startet bei 19,99 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung für 750 Tasks, Team bei 69 $ für 2.000 Tasks, und zusätzliche Tasks kosten mit Pay-per-Task das 1,25- bis 2,5-Fache des Grundpreises (Stand: Oktober 2026). Superkind hat keinen Preis pro Nutzer und rechnet nicht jeden Schritt einzeln ab: Ein Credit-Budget gilt für die ganze Firma, und 100 € reichen für bis zu 1.000 Aufgaben. Du startest kostenlos mit einmalig bis zu 150 € in Credits, Business beginnt bei 50 € pro Monat für unbegrenzte Nutzer (Stand: Oktober 2026, zzgl. MwSt.).

Zapier Free und Pro haben einen Platz, Team hat 25 Plätze, und nur Enterprise hat unbegrenzte Nutzer. Oft baut und pflegt eine Person alle Zaps, und wenn sie geht, weiß niemand mehr, wie sie funktionieren. Mit Superkind arbeitet das ganze Team mit einem KI-Mitarbeiter: Daniel schickt eine Aufgabe per E-Mail, Nadine sieht das Ergebnis in Teams, und Regeln und Wissen bleiben in der Firma.

Superkind ist ein deutsches Unternehmen und wird in Europa gehostet und verarbeitet. Bei den Automatisierungsplattformen speichert n8n die Daten der gehosteten Pläne auf Servern in Frankfurt, und Activepieces und Workato bieten EU-Hosting in Frankfurt an. Langdock betreibt seinen Workspace auf Servern in der EU.

Superkind wird in Europa gehostet und verarbeitet, ist DSGVO-konform und am EU AI Act ausgerichtet (Verordnung (EU) 2024/1689). Kein Modell wird mit deinen Daten trainiert, und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bekommst du über das Trust Center unter trust.superkind.ai. Bevor Superkind etwas verschickt, bucht oder ändert, fragt es nach Freigabe.

Liste deine aktiven Zaps auf, nimm den wichtigsten, melde dich kostenlos unter app.superkind.ai an und verbinde dieselben Systeme aus 1.500+ Integrationen, zum Beispiel Outlook, SAP Business One oder HubSpot. Dann schreibst du Superkind die Aufgabe wie einem Kollegen, gibst das erste Ergebnis frei und lässt es als Routine laufen. Wenn alles läuft, stellst du Zapier auf den Free-Plan um; das gilt zum Ende des Abrechnungszeitraums.

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Mitgründer von Superkind, dem KI-Mitarbeiter, dem Teams in Outlook, Teams und Slack schreiben. Henri hilft Unternehmen, vom kleinen Team bis zum Mittelstand, ihre Routinearbeit an KI abzugeben - ohne neue Tools, Berater oder eigenes KI-Team.

Schick Superkind die Aufgabe deines fleißigsten Zaps.

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