Der Beschluss ist gefasst. Nur weiß niemand, von wem und bis wann.
Die Meetings selbst sind in Ordnung. Menschen kommen zusammen, diskutieren und entscheiden. Was bricht, ist alles nach dem letzten Satz. Die Entscheidungen leben in Köpfen und in drei verschiedenen privaten Notizen, die nicht zueinander passen.
Aufgaben werden im Raum verteilt, aber nicht schriftlich. Kein benannter Verantwortlicher, keine Frist, kein Ort, an dem sie am nächsten Morgen sichtbar wären. Zwei Wochen später steht dasselbe Thema wieder auf der Agenda, und die ersten fünfzehn Minuten gehen dafür drauf, zu rekonstruieren, was längst vereinbart war. Dieselben Themen werden dreimal besprochen, bevor sich etwas bewegt.
Wer beim Termin fehlt, verliert den Anschluss komplett. Es gibt kein Protokoll zum Nachlesen, also arbeitet er auf veralteten Annahmen weiter. Der eigentliche Schaden ist nicht das fehlende Dokument. Es sind die Beschlüsse, die wirklich gefasst und dann still nie umgesetzt wurden.
Mit einer Meeting-Serie starten, klären was eine Aufgabe ist, dann automatisieren.
Meeting-Automatisierung scheitert, wenn sie auf einen Schlag über alle Kalendereinträge ausgerollt wird. Und die Bedingungen der Teams werden bei uns zur Spezifikation: Aufgezeichnet wird nur mit Einwilligung, das Opt-in gilt pro Meeting, und sensible Runden bleiben dauerhaft ausgeschlossen. Ein Geschäftsführer hat es in einem Gespräch so gesagt: Wir wollen nicht, dass alles mitläuft, wir wollen nur wissen, was beschlossen wurde.
- Eine wiederkehrende Serie auswählen: Ein Projekt-Jour-fixe oder eine wöchentliche Leitungsrunde. Wiederkehrend ist wichtig, damit das Team den KI-Mitarbeiter über mehrere Zyklen beurteilt und nicht an einer einzelnen glücklichen Sitzung.
- Zuerst die Regeln zur Vertraulichkeit klären: Wer willigt ein, wie wird eine Passage als vertraulich markiert, welche Meeting-Typen sind dauerhaft ausgeschlossen und wie lange bleibt ein Protokoll gespeichert. Dieses Gespräch gehört an den Anfang, nicht in eine spätere Datenschutzprüfung.
- Definieren, was als Aufgabe zählt: Eine Aufgabe ohne Verantwortlichen und Frist ist ein Wunsch. Wir vereinbaren die Pflichtfelder mit dem Team, damit der KI-Mitarbeiter Unvollständiges markieren kann, statt vage Absichten abzulegen.
- Ein paar Zyklen parallel fahren: Das Team schreibt weiter wie gewohnt Protokoll, während der KI-Mitarbeiter seine Version entwirft. Der Vergleich über zwei bis drei Sitzungen zeigt genau, was noch fehlt, und schafft das Vertrauen, die manuelle Version fallen zu lassen.
80 Prozent macht der KI-Mitarbeiter. An zwei Stellen entscheidet der Mensch.
Der KI-Mitarbeiter nimmt als angekündigter Teilnehmer am Termin in Microsoft Teams teil oder verarbeitet die Notizen, die ohnehin jemand mitschreibt. Aus diesem Input holt er genau vier Dinge heraus: Entscheidungen, als Beschluss formuliert und nicht als Diskussionszusammenfassung. Aufgaben mit Verantwortlichem und Frist. Fristen, die im Gespräch genannt wurden. Und offene Punkte, die angesprochen, aber nicht geklärt wurden.
Der Mensch bleibt an zwei Stellen in der Schleife. Die Meeting-Leitung gibt das Protokoll frei, es öffnet sich als editierbarer Entwurf und geht über ihr eigenes Outlook-Konto raus. Und jeder Verantwortliche bestätigt seine Aufgabe mit einem Klick, bevor sie ins Projekttool geschrieben wird. Danach erinnert der KI-Mitarbeiter vor der Frist und schlägt die nächste Agenda aus den offenen Punkten vor. Genau deshalb hört es auf, dass dasselbe Thema dreimal besprochen wird.
Wiederkehrendes Projekt-Jour-fixe, 45 Minuten, 6 Teilnehmer. Status eines laufenden Rollouts, zwei Eskalationen, am Ende eine Budgetfrage.
Ein Feld ist zur Prüfung markiert: Das Protokoll geht erst raus, wenn die Meeting-Leitung es freigegeben hat. Die Budgetfrage bekommt keinen geratenen Verantwortlichen, sie wandert auf die nächste Agenda.
Das war vorher, das ist heute.
So lief die Meeting-Nachbereitung vorher, und so läuft sie heute mit dem KI-Mitarbeiter. Konservativ gerechnet spart das rund 90 Prozent der Protokollzeit pro Meeting.
| Vorher | Heute | |
|---|---|---|
| Protokoll schreiben | 20 bis 30 Minuten von Hand | 2 bis 3 Minuten Freigabe eines Entwurfs |
| Beschlüsse | In Köpfen und privaten Notizen | Als benannter Beschluss im Protokoll |
| Aufgaben | Mündlich verteilt, oft ohne Name und Frist | Verantwortlicher und Frist Pflicht, vom Verantwortlichen bestätigt |
| Wiederholte Themen | Dasselbe Thema dreimal auf der Agenda | Offene Punkte stehen auf der nächsten Agenda |
| Abwesende Teilnehmer | Arbeiten auf alten Annahmen weiter | Lesen das freigegebene Protokoll, sehen ihre Aufgaben |
* Einsparung konservativ gerechnet: Protokoll schreiben und verschicken vorher 20 bis 30 Minuten pro Meeting, heute 2 bis 3 Minuten für die Freigabe des Entwurfs. Bei 10 Meetings pro Woche sind das mehrere Stunden. Zur Einordnung: Führungskräfte verbringen 15 bis 20 Stunden pro Woche in Meetings, die Nachbereitung kommt obendrauf. Nicht eingerechnet ist der größere Effekt, dass Beschlüsse überhaupt nachgehalten werden.
Wie baut man so einen KI-Mitarbeiter technisch?
Das Wissen aus dieser Art von Projekt zum Mitnehmen, egal ob ihr mit uns baut oder selbst:
Zuhören: Anbindung an Microsoft Teams
Der KI-Mitarbeiter holt das Transkript über die Microsoft-Graph-Schnittstelle aus Microsoft Teams, direkt aus eurem Microsoft-365-Tenant. Es gibt keine neue Meeting-Plattform. Wo gar kein Audio erwünscht ist, reichen die schriftlichen Notizen eines Teilnehmers als Input, die Struktur dahinter bleibt dieselbe.
Extraktion: Entscheidungen und Aufgaben trennen
Aus dem Transkript zieht ein Sprachmodell wie GPT von OpenAI oder Claude von Anthropic vier Feldtypen: Entscheidung, Aufgabe, Frist, offener Punkt. Der schwierige Teil ist die Trennung zwischen dem, was entschieden wurde, und dem, was nur besprochen wurde. Genau diese Unterscheidung ist der Wert des Protokolls.
Nie einen Verantwortlichen erfinden
Wird im Gespräch ein Name und ein Termin genannt, entsteht eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist. Fehlt eines von beidem, entsteht ein offener Punkt für die Meeting-Leitung. Jede extrahierte Aufgabe zeigt die Stelle im Transkript, aus der sie stammt. Eine Aufgabe auf einen geratenen Namen ist schlechter als gar keine Aufgabe.
Aufgaben-Sync: eine Liste, nicht zwei
Bestätigte Aufgaben werden über die API in das Board geschrieben, mit dem das Team ohnehin arbeitet, zum Beispiel Microsoft Planner oder Jira, mit Verantwortlichem, Frist und Link zurück ins Protokoll. Eine parallele Aufgabenliste, die ein KI-Mitarbeiter selbst anlegt, wird innerhalb eines Monats nicht mehr gelesen.
UX: die Oberfläche entscheidet über die Akzeptanz
Der Protokollentwurf liegt zur Freigabe bereit und bleibt bis zum Versand editierbar. Aufgaben bestätigt der Verantwortliche mit einem Klick, inklusive Frist. Und die offenen Punkte erscheinen als Agenda-Vorschlag für die nächste Sitzung. Dazu kommt das Regelwerk für das Opt-in, in dem das Team selbst festlegt, welche Meetings aufgezeichnet werden und welche nie.
Was kostet das im Vergleich?
Superkind rechnet pro Use Case ab. Der Preis wächst mit der Zahl der Meeting-Serien, nicht mit dem Personalbestand. Hier die ehrliche Gegenüberstellung:
| Handnotizen | Transkriptions-Tool | Superkind KI-Mitarbeiter | |
|---|---|---|---|
| Kosten | Keine Lizenz, aber 20 bis 30 Minuten Arbeitszeit pro Meeting | 10 bis 30 € pro Nutzer und Monat | Preis pro Use Case, ein Bruchteil einer Vollzeitstelle |
| Was ist enthalten | Protokoll von Hand, je nach Person unterschiedlich | Nur das Transkript im Volltext | Protokoll, Aufgaben mit Verantwortlichen, Eintrag ins Projekttool, Erinnerungen |
| Skaliert mit | Mehr Zeit der Teilnehmer | Zahl der Nutzer | Zahl der Meeting-Serien, ohne neue Stellen |
| Ausnahmen | Fallen unter den Tisch | Bleiben im Text vergraben | Offene Punkte gehen markiert auf die nächste Agenda |
| Einführung | Niemand fühlt sich zuständig | Konto anlegen | 2 bis 3 Wochen bis zur ersten produktiven Version |
Ein Transkript ist kein nachgehaltenes Follow-up. Transkriptions-Tools liefern einen vollständigen Text, aber keinen Verantwortlichen, keine Frist und keine Erinnerung. Der ehrliche Vergleich sind die vollen Kosten der manuellen Nachbereitung: die Protokollzeit, das mündliche Hinterherlaufen und die Beschlüsse, die still nie umgesetzt wurden.
Was wir aus solchen Projekten gelernt haben.
Der Reflex bei Meeting-Tools ist, alles zu erfassen: Volltranskripte, durchsuchbare Archive, jedes Wort konserviert. Nach unserer Erfahrung ist genau das der Grund, warum solche Projekte abgelehnt werden. Menschen sprechen anders, wenn alles mitläuft, und ein Team, das vorsichtig spricht, hat schlechtere Meetings und nicht bessere Dokumentation. Angenommen werden die KI-Mitarbeiter, die weniger erfassen: vier Felder, sonst nichts.
Das Zweite: Kein KI-Mitarbeiter repariert eine Meeting-Kultur. Endet eine Runde ohne Entscheidung, steht im ehrlichen Protokoll, dass nichts entschieden wurde. Manchen Teams ist das unangenehm genug, um dem Tool die Schuld zu geben. Das sollte man vor dem Bau aussprechen: Das hier macht Verbindlichkeit sichtbar, und Sichtbarkeit nützt nur Teams, die sie wollen.
Wofür es sich nicht eignet: Vertrauliche Gremien wie Personalgespräche und Betriebsratssitzungen sollten per Design unprotokolliert bleiben. Einzelgespräche und Feedback-Runden leben davon, dass nichts festgehalten wird. Und wenn Meetings regelmäßig enden, ohne dass jemand entscheidet, protokolliert der KI-Mitarbeiter zuverlässig, dass nichts entschieden wurde. Das ist ein Führungsthema.
